خطاب إنهاء الخدمة وقبول الاستقالة: الفرق النظامي وصيغة كل منهماThe termination letter and the resignation acceptance: the legal difference and the correct form of each

لماذا الخطاب المكتوب وليس القرار الشفهي

Why a written letter, not a verbal decision

نظام العمل لا يمنع صاحب العمل من إنهاء العقد، لكنه يشترط طريقاً واضحاً: فالإنهاء لغير سبب مشروع وارد في النظام يرتب تعويضاً، ويجب احترام مدة الإشعار المنصوص عليها في العقد عند الإنهاء. الخطاب المكتوب هو ما يثبت أن المنشأة سلكت الطريق الصحيح: يوثق السبب والتاريخ والإشعار، ويقطع الطريق على رواية مختلفة للوقائع أمام أي جهة نظر لاحقة.

The Labor Law does not prevent an employer from ending a contract, but it requires a clear path: termination without a legitimate ground provided in the law gives rise to compensation, and the notice period stated in the contract must be respected. The written letter is what proves the business took the correct path: it documents the reason, the date, and the notice, and forecloses a different account of events before any body that later reviews the case.

خطاب إنهاء الخدمة: متى ومما يتكون

The termination letter: when, and what it contains

تستخدم المنشأة خطاب إنهاء الخدمة عندما يصدر قرار الإنهاء منها: انتهاء الحاجة إلى الدور، أو عدم اجتياز فترة التجربة، أو سبب تأديبي بعد استكمال مساره النظامي. الخطاب الصحيح يتضمن:

The business uses a termination letter when the decision to end the contract is its own: the role is no longer needed, the probation period was not passed, or a disciplinary ground after its legal path is complete. A correct letter includes:

• بيانات الموظف والعقد المشار إليه وتاريخ بدايته.
• سبب الإنهاء بصياغة دقيقة، فالسبب المكتوب هو ما سيُحاسب عليه الخطاب لاحقاً.
• تاريخ سريان الإنهاء ومدة الإشعار أو البدل عنها بحسب العقد.
• الإشارة إلى تسوية المستحقات ومكافأة نهاية الخدمة وفق أحكام النظام.

• The employee's details, the contract referred to, and its start date.
• The reason for termination, precisely worded: the written reason is what the letter will later be judged on.
• The effective date and the notice period, or payment in lieu, per the contract.
• Reference to settling entitlements and the end-of-service award under the law.

قبول الاستقالة: لماذا لا يكفي الصمت

The resignation acceptance: why silence is not enough

عندما يقدم الموظف استقالته، يظن كثير من أصحاب المنشآت أن الملف أُغلق بمجرد الطلب. الصحيح أن المنشأة تحتاج إلى خطاب قبول مكتوب يثبّت ثلاثة أمور: أن الاستقالة صدرت بإرادة الموظف، وأن المنشأة قبلتها، وتاريخ انتهاء العلاقة العمالية الذي تُحسب عليه المستحقات والإشعار. غياب هذا التوثيق يترك الباب مفتوحاً لخلاف لاحق حول طبيعة نهاية العلاقة: هل كانت استقالة أم إنهاء؟ والفرق بين الوصفين له أثر مباشر على المكافأة.

When an employee submits a resignation, many business owners assume the file is closed by the request alone. In fact the business needs a written acceptance letter that fixes three things: that the resignation was the employee's own act, that the business accepted it, and the end date of the relationship on which entitlements and notice are calculated. Without that documentation, the door stays open to a later dispute over how the relationship ended: was it a resignation or a termination? The difference between the two labels directly affects the award.

أثر المسار على مكافأة نهاية الخدمة

How the path affects the end-of-service award

مكافأة نهاية الخدمة تُحسب وفق المواد ٨٤ و٨٥ من نظام العمل: القاعدة العامة نصف شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى وشهر كامل عن كل سنة تليها، مع احتساب أجزاء السنة بالتناسب. أما إذا انتهت العلاقة باستقالة الموظف فتطبق المادة ٨٥ نسباً متدرجة من هذه المكافأة بحسب مدة الخدمة. لهذا فإن توصيف نهاية العلاقة في الخطاب ليس تفصيلاً شكلياً بل هو الأساس الذي يُبنى عليه الحساب.

The end-of-service award is calculated under Articles 84 and 85 of the Labor Law: the general rule is half a month's wage for each of the first five years and a full month for each year after them, with fractions of a year counted proportionally. If the relationship ends by the employee's resignation, Article 85 applies graduated proportions of that award based on length of service. This is why how the letter characterizes the end of the relationship is not a formality: it is the basis of the calculation.

بعد الخطاب: المخالصة النهائية

After the letter: the final settlement

الخطاب ينهي العلاقة، والمخالصة تغلق الملف. بعد خطاب الإنهاء أو قبول الاستقالة، توثق المنشأة تسوية كامل المستحقات في مخالصة نهائية موقعة من الطرفين: الأجور المتبقية، وبدل الإجازات المستحقة، ومكافأة نهاية الخدمة. المخالصة الموقعة هي ما يمنع مطالبة لاحقة بمبالغ سبق تسويتها، ولها في صيغتي نموذج مستقل هو E-13.

The letter ends the relationship; the settlement closes the file. After the termination letter or the resignation acceptance, the business documents the settlement of all entitlements in a final release signed by both parties: remaining wages, accrued leave balance, and the end-of-service award. The signed release is what prevents a later claim for amounts already settled, and Sighaty has a dedicated template for it, E-13.

أخطاء شائعة عند إنهاء العلاقة العمالية

Common mistakes when ending employment

• إنهاء شفهي بلا خطاب، ثم اكتشاف أن لا دليل على السبب أو التاريخ أو الإشعار.
• كتابة سبب إنهاء عام أو غير دقيق لا يصمد عند المراجعة.
• قبول استقالة دون خطاب مكتوب يثبّت تاريخ انتهاء العلاقة.
• فصل تأديبي مباشر دون سلوك مسار الإنذارات الموثق أولاً.
• صرف المستحقات دون مخالصة نهائية موقعة، فيبقى الملف قابلاً لإعادة الفتح.

• A verbal termination with no letter, then discovering there is no evidence of the reason, the date, or the notice.
• Writing a vague or inaccurate termination reason that does not hold up under review.
• Accepting a resignation without a written letter fixing the end date of the relationship.
• Jumping to disciplinary dismissal without first taking the documented warnings path.
• Paying out entitlements without a signed final release, leaving the file open to reopening.

الأسئلة الشائعةFrequently asked questions