الفوترة الإلكترونية للمنشآت الصغيرة: المرحلتان والموجات وكيف تستعدE-Invoicing for Small Businesses: Phases, Waves, and How to Prepare

المرحلة الأولى: الإصدار (منذ ديسمبر ٢٠٢١)

Phase 1: Generation (since December 2021)

المرحلة الأولى، أو مرحلة الإصدار، بدأت في الرابع من ديسمبر ٢٠٢١ وتنطبق على جميع المكلفين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة دون استثناء. في هذه المرحلة يجب أن تُصدِر فواتيرك وإشعاراتك الدائنة والمدينة من خلال حل إلكتروني متوافق بدلاً من الكتابة اليدوية أو دفاتر الفواتير الورقية.

Phase 1, the Generation phase, began on 4 December 2021 and applies to every VAT-registered taxpayer without exception. In this phase you must issue your invoices and your credit and debit notes through a compliant electronic solution instead of handwriting them or using paper invoice books.

• إصدار الفاتورة إلكترونياً في صيغة مُهيكلة وحفظها رقمياً.
• احتواء الفاتورة الضريبية المبسّطة على رمز استجابة سريعة (QR) قابل للمسح.
• تضمين جميع الحقول الإلزامية مثل اسم البائع ورقم تسجيله الضريبي وتاريخ الإصدار وقيمة الضريبة.
• عدم استخدام الفواتير المكتوبة بخط اليد أو المُعدّة على محرر نصوص عادي قابل للتعديل.

• Issuing the invoice electronically in a structured format and storing it digitally.
• Including a scannable QR code on the simplified tax invoice.
• Including all mandatory fields such as the seller name, VAT registration number, issue date, and tax amount.
• Not using handwritten invoices or ones prepared in a plain editable text editor.

المرحلة الثانية: الربط والتكامل (على موجات)

Phase 2: Integration (in waves)

المرحلة الثانية، أو مرحلة الربط والتكامل، تربط حلّك الإلكتروني مباشرةً بمنصة الهيئة (فاتورة) حتى تُرسَل الفواتير للهيئة لحظة إصدارها. فاتورة الضريبة الكاملة (للأعمال التجارية بين المنشآت) تُرسل للهيئة لاعتمادها قبل تسليمها للمشتري، بينما الفاتورة المبسّطة (لعملاء التجزئة) تُبلَّغ للهيئة خلال أربع وعشرين ساعة من إصدارها. هذه المرحلة لا تبدأ للجميع في وقت واحد، بل تُطبَّق على موجات.

Phase 2, the Integration phase, links your electronic solution directly to ZATCA's platform (Fatoorah) so that invoices reach the authority the moment they are issued. A full tax invoice (for business-to-business dealings) is cleared by the authority before it is handed to the buyer, while a simplified invoice (for retail customers) is reported to the authority within twenty four hours of issuance. This phase does not start for everyone at the same time. It is applied in waves.

الالتزام الفني في هذه المرحلة أوسع من مجرد الإصدار، فهو يشمل بنية تقنية محددة يجب أن يوفّرها حلّك أو مزوّدك.

The technical obligation in this phase is broader than mere generation. It involves a specific technical setup that your solution or provider must offer.

ماذا تتطلب المرحلة الثانية تقنياً

What Phase 2 Requires Technically

• حل فوترة إلكتروني متوافق قادر على الربط مع منصة الهيئة عبر واجهة برمجية (API).
• الختم التشفيري (Cryptographic Stamp) الذي يثبت أن الفاتورة صدرت من مصدر موثوق ولم تُعدَّل.
• رمز الاستجابة السريعة (QR) المطابق لمتطلبات الهيئة على كل فاتورة.
• إصدار الفواتير بصيغة XML أو بصيغة PDF/A-3 مُضمَّنة بملف XML.
• ربط مرّة واحدة (Onboarding) للحصول على شهادة الامتثال التشفيرية لكل جهاز إصدار.

• A compliant e-invoicing solution able to connect to ZATCA's platform through an application programming interface (API).
• A cryptographic stamp that proves the invoice came from a trusted source and was not altered.
• A QR code on every invoice that matches the authority's requirements.
• Issuing invoices in XML format, or in PDF/A-3 format embedded with an XML file.
• A one-time onboarding to obtain the compliance cryptographic certificate for each issuing device.

في الغالب يتكفّل مزوّد البرنامج المحاسبي أو نظام نقاط البيع المتوافق بهذه المتطلبات نيابةً عنك، لذا فإن أهم قراراتك هو اختيار حل معتمد قبل وصول إشعارك.

In most cases your compliant accounting software or point-of-sale provider handles these requirements on your behalf, so your most important decision is choosing an approved solution before your notice arrives.

كيف تختار الهيئة المنشآت في موجات

How ZATCA Selects Businesses into Waves

تُدخِل الهيئة المنشآت إلى مرحلة الربط على دفعات متتابعة. المعيار الأساسي للاختيار هو إجمالي الإيرادات السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة عن سنة مرجعية تحدّدها الهيئة. الموجات الأولى ضمّت كبار المكلفين أصحاب الإيرادات الأعلى، ثم تتنازل الحدود تدريجياً لتشمل المنشآت الأصغر مع كل موجة جديدة.

ZATCA brings businesses into the Integration phase in successive batches. The main selection criterion is the total annual VAT-taxable revenue for a reference year set by the authority. The earliest waves covered the largest taxpayers with the highest revenue, and the thresholds then step down gradually to include smaller businesses with each new wave.

1. تحدّد الهيئة حدّ إيراد للموجة، فتدخلها كل منشأة تجاوز إيرادها هذا الحدّ في السنة المرجعية.
2. تُرسل الهيئة إشعاراً رسمياً للمنشآت المختارة قبل موعد ربطها بنحو ستة أشهر.
3. يحدّد الإشعار تاريخ الربط الإلزامي الذي يجب أن يكون حلّك متكاملاً معه عند حلوله.
4. تواصل الهيئة الإعلان عن موجات لاحقة بحدود إيراد أقل حتى تشمل المنشآت الصغيرة تدريجياً.

1. ZATCA sets a revenue threshold for the wave, and every business whose revenue exceeded that threshold in the reference year is included.
2. ZATCA sends an official notice to the selected businesses roughly six months before their integration date.
3. The notice specifies the mandatory integration date by which your solution must be integrated.
4. ZATCA continues announcing later waves with lower revenue thresholds until small businesses are gradually covered.

ملاحظة مهمة: حدود الإيراد وتواريخ الموجات تتغيّر بمرور الوقت وتُعلَن من الهيئة لكل موجة على حدة، لذا لا تعتمد على رقم ثابت بل تابع إعلانات الهيئة وتحقّق من إيرادك السنوي مقابل الحدّ المُعلَن لكل موجة.

An important note: the revenue thresholds and wave dates change over time and are announced by the authority for each wave separately, so do not rely on a fixed figure. Follow the authority's announcements and check your annual revenue against the threshold published for each wave.

كيف تستعد المنشأة الصغيرة قبل إشعارها

How a Small Business Should Prepare Before Its Notice

1. تأكّد أولاً من امتثالك الكامل للمرحلة الأولى: إصدار إلكتروني ورمز QR وحقول إلزامية صحيحة.
2. احسب إجمالي إيرادك السنوي الخاضع للضريبة لتعرف موقعك التقريبي بين الموجات المتوقعة.
3. اختر برنامج فوترة أو نظام نقاط بيع متوافقاً مع متطلبات المرحلة الثانية ومُدرجاً ضمن الحلول المعتمدة.
4. حدِّث بيانات منشأتك لدى الهيئة، خاصةً البريد الإلكتروني ورقم الجوال، حتى يصلك الإشعار في وقته.
5. عند وصول الإشعار، نفِّذ إجراء الربط (Onboarding) واختبر إصدار فاتورة تجريبية قبل التاريخ الإلزامي.
6. سجِّل تاريخ الربط في تقويم التزام ضريبي حتى لا يمرّ الموعد دون استعداد.

1. First, confirm full compliance with Phase 1: electronic issuance, a QR code, and correct mandatory fields.
2. Calculate your total annual VAT-taxable revenue to estimate roughly where you fall among the expected waves.
3. Choose an invoicing program or point-of-sale system that is compliant with Phase 2 requirements and listed among the approved solutions.
4. Update your business details with the authority, especially your email and mobile number, so the notice reaches you on time.
5. When the notice arrives, complete the onboarding procedure and test issuing a trial invoice before the mandatory date.
6. Record the integration date in a tax compliance calendar so the deadline does not pass unprepared.

الاستعداد المبكر يحميك من غرامات التأخّر ومن اضطراب عمليات الفوترة في آخر لحظة. الأفضل أن تختار حلّاً متوافقاً قبل وصول الإشعار حتى تكون جاهزاً فور تحديد تاريخ ربطك.

Early preparation protects you from late-compliance penalties and from disrupting your invoicing at the last minute. It is best to choose a compliant solution before the notice arrives so you are ready as soon as your integration date is set.

الأسئلة الشائعةFrequently asked questions