سياسة الإجازات بعد اليوم الوطني: السنوية والمرضية والأعياد في وثيقة واحدة
دليل عملي للمنشآت الصغيرة لكتابة سياسة إجازات تضع الإجازة السنوية والمرضية والأعياد واليوم الوطني جنباً إلى جنب، وتحسم مسار الطلب والرصيد والترحيل.
انتهت إجازة اليوم الوطني، وعاد مكتب الموارد البشرية إلى الأسئلة نفسها التي تتكرر كل عام: موظف كان في إجازة سنوية يوم الثالث والعشرين من سبتمبر ويسأل هل احتُسب اليوم من رصيده، وآخر يريد ترحيل ما تبقى له إلى السنة القادمة، وثالث عاد بتقرير طبي عن يومين داخل مدة إجازته. هذه الأسئلة لا تُحسم برسالة بريد إلكتروني ولا بقرار شفهي من المدير المباشر، بل بسياسة إجازات مكتوبة تجمع الأنواع والمدد ومسار الطلب في وثيقة واحدة يرجع إليها الجميع.
سياسة الإجازات ليست إعادة كتابة لنظام العمل. النظام يضع الحد الأدنى، والسياسة تترجمه إلى إجراء يومي: من يقدّم الطلب، ومن يوافق عليه، وكيف يُقيَّد الرصيد، وماذا يحدث حين تتداخل إجازة رسمية مع إجازة سنوية معتمدة مسبقاً. المنشأة التي تملك هذه الوثيقة تنجز الطلب في دقائق، والمنشأة التي لا تملكها تتفاوض في كل حالة من جديد وتترك خلفها سوابق متناقضة.
هذا الدليل يضع الإجازة السنوية والمرضية وإجازات الأعياد واليوم الوطني ويوم التأسيس جنباً إلى جنب كما ينبغي أن تظهر في سياستك، ويشرح قاعدة تداخل الإجازة الرسمية مع السنوية، ثم يعرض مسار الطلب وقيد الرصيد والترحيل، وما الذي تضيفه السياسة المكتوبة لمكتب الموارد البشرية والإدارة. القالب E-15 سياسة الإجازات جاهز للتعبئة بلغتين.
احصل على قالب سياسة الإجازاتE-15ماذا تفعل سياسة الإجازات المكتوبة لمكتب الموارد البشرية والإدارة
سياسة الإجازات وثيقة داخلية تجمع في مكان واحد أنواع الإجازات التي تمنحها المنشأة، ومدة كل نوع، وشروط استحقاقه، والمسار الذي يسلكه الطلب من الموظف إلى الاعتماد إلى القيد في السجل. وقيمتها الحقيقية ليست في نصها، بل في أنها تنقل القرار من اجتهاد فردي متغيّر إلى قاعدة مكتوبة معلومة للجميع مسبقاً، فتتساوى المعاملة بين الموظفين ويقل النزاع قبل أن يبدأ.
- تحسم الطلب المتكرر دون الرجوع إلى المدير في كل مرة، لأن الشروط والمدد مكتوبة والموظف يقرأها بنفسه.
- توحّد المعاملة بين الأقسام والفروع، فلا يحصل موظف على ما يُمنع عن زميله بلا سبب مكتوب.
- تعطي مكتب الإدارة سجلاً ثابتاً للأرصدة والطلبات يُرجع إليه عند المخالصة النهائية أو عند أي مراجعة داخلية.
- تسهّل تخطيط التشغيل، فيعرف المدير مسبقاً كيف تُوزَّع الإجازات في المواسم وفترات الذروة وقبل مواسم الأعياد.
- تقلل الاعتماد على الذاكرة والرسائل الشخصية، وهي أضعف ما تستند إليه المنشأة عند الخلاف.
ولأنها وثيقة داخلية، فهي تكمّل عقد العمل ولائحة تنظيم العمل ولا تحل محلهما. العقد يربط الموظف بشروطه الخاصة، واللائحة تنظم قواعد العمل والجزاءات، والسياسة تفصّل باب الإجازات تفصيلاً عملياً يستطيع الموظف تطبيقه دون شرح إضافي من أحد.
الإجازات النظامية جنباً إلى جنب: السنوية والمرضية وإجازات المناسبات
أول ما تفعله السياسة الجيدة هو عرض أنواع الإجازات في موضع واحد بدل تفريقها بين العقد واللائحة ورسائل الإدارة. والحدود أدناه منشورة على موقع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وهي الحد الأدنى الذي لا يجوز النزول عنه في أي سياسة داخلية.
- الإجازة السنوية: لا تقل عن واحد وعشرين يوماً عن كل عام، وترتفع إلى ثلاثين يوماً إذا أمضى العامل خمس سنوات متصلة في خدمة صاحب العمل، وتُدفع أجرتها مقدماً.
- الإخطار بموعد الإجازة: على صاحب العمل أن يخبر العامل بموعد إجازته قبل ثلاثين يوماً.
- الإجازة المرضية الموثقة: الثلاثون يوماً الأولى بأجر كامل، والستون يوماً التالية بثلاثة أرباع الأجر، والثلاثون يوماً التي تليها بلا أجر، خلال السنة الواحدة، سواء كانت متصلة أو متقطعة.
- إجازة الوضع: عشرة أسابيع بأجر كامل توزّعها الموظفة كما تشاء بما لا يزيد على أربعة أسابيع قبل التاريخ المتوقع للولادة، ولا يجوز تشغيلها خلال الستة الأسابيع التالية للوضع.
- إجازات المناسبات: ثلاثة أيام عند ولادة مولود له، وخمسة أيام للزواج أو لوفاة الزوج أو أحد الأصول أو الفروع.
- إجازة وفاة الزوج: لا تقل عن أربعة أشهر وعشرة أيام للمسلمة، وخمسة عشر يوماً لغير المسلمة.
- إجازة الامتحان: بأجر كامل بعدد أيام الامتحان للموظف المنتسب إلى مؤسسة تعليمية.
يستحق الموظف إجازة سنوية مدفوعة الأجر بالمدة المقررة نظاماً، وتزيد هذه المدة ببلوغه المدة النظامية من الخدمة المتصلة لدى المنشأة. وتُصرف أجرة الإجازة مقدماً قبل بدئها. وتُحدَّد مواعيد الإجازات وفق جدول سنوي تعتمده الإدارة مع مراعاة حاجة العمل، ويُخطَر الموظف بموعد إجازته في المدة المقررة نظاماً.
The employee is entitled to paid annual leave for the period prescribed by law, and that period increases once the employee completes the statutory length of continuous service with the establishment. Leave pay is disbursed in advance before the leave begins. Leave dates are set under an annual schedule approved by management with due regard to the needs of the work, and the employee is notified of the date of their leave within the period prescribed by law.
اكتب المدة رقماً صريحاً في سياستك بعد مراجعة النص النظامي النافذ، ولا تكتفِ بالإحالة العامة، لأن الموظف يقرأ السياسة ولا يقرأ النظام.
الأعياد واليوم الوطني ويوم التأسيس في سياستك
الإجازات الرسمية تختلف عن الإجازة السنوية في أنها لا تُطلب ولا تُخصم من رصيد، بل تسري على المنشأة كلها في تاريخ معلوم. ومع ذلك يجب أن تظهر في السياسة بالاسم، لأن الموظف يخطط سفره عليها، والمنشأة تخطط تشغيلها ومناوباتها عليها، والغموض هنا يكلف الطرفين.
- عيد الفطر: أربعة أيام تبدأ من اليوم التالي لليوم التاسع والعشرين من شهر رمضان.
- عيد الأضحى: أربعة أيام تبدأ من يوم عرفة.
- اليوم الوطني للمملكة: يوم واحد، وهو الثالث والعشرون من سبتمبر، وإذا صادف نهاية الأسبوع عُوِّض بيوم عمل مجاور.
- يوم التأسيس: الثاني والعشرون من فبراير، وقد أعلنته وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية إجازة رسمية للقطاعات العام والخاص وغير الربحي.
- إذا اجتمع اليوم الوطني مع إجازة أحد العيدين فلا تعويض إضافي عن ذلك اليوم.
تعتمد الإدارة في مطلع كل سنة تقويماً داخلياً يبيّن الإجازات الرسمية المقررة لتلك السنة، ويُعمَّم على جميع الموظفين ويُدرَج في سجل الحضور والإجازات لدى المنشأة. ولا تُخصم أيام الإجازات الرسمية من رصيد الإجازة السنوية للموظف بأي حال.
At the start of each year, management approves an internal calendar setting out the public holidays for that year. It is circulated to all employees and entered into the establishment's attendance and leave record. Public holiday days are in no case deducted from the employee's annual leave balance.
إدراج التقويم في السجل من بداية السنة هو ما يمنع الخصم الخاطئ لاحقاً، لأن النظام الداخلي يعرف اليوم على أنه إجازة رسمية قبل أن يصل أي طلب إجازة سنوية.
إجازة رسمية تقع داخل إجازة سنوية محجوزة: القاعدة والبند
هذا هو السؤال الذي يعود بعد كل موسم إجازات رسمية. موظف قدّم طلب إجازة سنوية من العشرين إلى الثلاثين من سبتمبر واعتُمد الطلب، ثم وقع اليوم الوطني داخل هذه المدة. هل يُحتسب اليوم من رصيده لأنه كان في إجازة أصلاً، أم يُضاف له لأنه إجازة رسمية للجميع؟
الموقف المنشور على موقع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية في باب تداخل الإجازات واضح: إذا تزامنت الإجازة الرسمية مع الإجازة السنوية، مُدّت الإجازة السنوية بعدد أيام الإجازة الرسمية المتداخلة معها. أي أن الموظف لا يخسر اليوم، بل تتأخر مباشرته يوماً إضافياً. والصفحة نفسها تعالج صورتين قريبتين: تداخل الإجازة الرسمية مع الراحة الأسبوعية يُعوَّض قبلها أو بعدها، وتداخل الإجازة الرسمية مع الإجازة المرضية يُدفع فيه أجر أيام الإجازة المرضية كاملاً دون تعويض مستقل عن الإجازة الرسمية.
إذا تزامنت إجازة رسمية مع إجازة سنوية معتمدة للموظف، مُدّت الإجازة السنوية بعدد أيام الإجازة الرسمية المتداخلة معها، ولم تُحتسب تلك الأيام من الرصيد السنوي. ويُعدَّل تاريخ المباشرة في سجل الإجازات تبعاً لذلك، ويُشعَر الموظف ومديره المباشر بالتاريخ الجديد كتابةً قبل بدء الإجازة متى أمكن.
Where a public holiday coincides with the employee's approved annual leave, the annual leave is extended by the number of overlapping holiday days, and those days are not counted against the annual balance. The return date in the leave record is adjusted accordingly, and the employee and their line manager are notified of the new date in writing before the leave begins wherever possible.
هذا البند وحده يغلق أكثر نزاعات الإجازات تكراراً بعد الأعياد واليوم الوطني، لأنه يجعل التعديل إجراءً داخلياً في السجل لا مطالبة يتقدم بها الموظف بعد عودته.
مسار طلب الإجازة واعتماده وتوثيقه
السياسة التي تذكر المدد ولا تذكر المسار تبقى ناقصة، لأن الخلاف العملي ينشأ في الإجراء لا في المدة. حدد من يقدّم الطلب، ومن يوافق عليه، وخلال كم يوم، وأين يُقيَّد القرار، وماذا يحدث عند الرفض أو عند اقتراح موعد بديل.
- يقدّم الموظف طلب الإجازة كتابةً عبر القناة المعتمدة في المنشأة قبل بدء الإجازة بالمدة المحددة في السياسة.
- يراجع المدير المباشر الطلب من حيث حاجة العمل وتداخله مع إجازات الزملاء في القسم نفسه.
- يتحقق مكتب الموارد البشرية من الرصيد المتاح للموظف ومن نوع الإجازة المطلوبة وشروط استحقاقها.
- يصدر القرار بالاعتماد أو الرفض أو باقتراح موعد بديل، ويكون مكتوباً ومسبباً في حالتي الرفض والتعديل.
- يُقيَّد القرار في سجل الإجازات، ويُحدَّث الرصيد، ويُبلَّغ الموظف بتاريخ بدء الإجازة وتاريخ المباشرة.
- عند العودة تُوثَّق المباشرة الفعلية، وتُرفَق المستندات المؤيدة في الإجازات التي تتطلبها كالإجازة المرضية.
احرص على أن يكون كل قرار مكتوباً ولو كان بالموافقة، لأن السجل المكتوب هو ما يُعتد به لاحقاً عند حساب الرصيد أو عند إعداد المخالصة النهائية. الموافقة الشفهية في ممر المكتب لا أثر لها في السجل، وهي أول ما يسقط عند الخلاف.
الرصيد والترحيل والتأجيل وبدل الإجازة عند ترك العمل
الرصيد هو الجزء الذي تتحول فيه الأخطاء إلى مبالغ مستحقة. سياسة واضحة تحدد كيف يُحتسب الرصيد، ومتى يجوز ترحيله، ومن يملك الموافقة على الترحيل، وكيف يُبلَّغ الموظف به دورياً حتى لا يفاجأ برقم مختلف عند نهاية الخدمة.
- القاعدة أن الموظف يتمتع بإجازته وقت استحقاقها، ولا يجوز النزول عنها مقابل بدل نقدي أثناء سريان علاقة العمل.
- يجوز بموافقة صاحب العمل تأجيل الإجازة أو جزء منها إلى السنة التالية.
- إذا ترك الموظف العمل استحق أجر الإجازة التي لم يتمتع بها.
- يُقيَّد كل استحقاق وكل استخدام في سجل واحد يُظهر الرصيد المتاح في أي لحظة، لا في جداول متفرقة لدى كل قسم.
- تُحفظ طلبات الإجازة وقرارات الاعتماد وموافقات الترحيل ضمن ملف الموظف لا في البريد الشخصي للمدير.
يُحتسب رصيد الإجازة السنوية للموظف على أساس مدة خدمته المتصلة لدى المنشأة، ويُقيَّد في سجل الإجازات المعتمد. ولا يجوز ترحيل الإجازة أو جزء منها إلى السنة التالية إلا بموافقة كتابية من صاحب العمل أو من يفوّضه، وتُرفَق الموافقة بملف الموظف. ويُزوَّد الموظف ببيان رصيده عند كل طلب إجازة وعند انتهاء السنة.
The employee's annual leave balance is calculated on the basis of their continuous service with the establishment and is entered in the approved leave record. Leave, or part of it, may not be carried over to the following year except with the written approval of the employer or their delegate, and that approval is attached to the employee's file. The employee is provided with a statement of their balance with each leave request and at the end of the year.
ما الذي يجوز تحسينه ولا يجوز إنقاصه، وربط السياسة بلائحة تنظيم العمل
القاعدة الحاكمة بسيطة: ما ورد في نظام العمل حد أدنى. تستطيع سياستك أن تمنح أكثر، ولا تستطيع أن تمنح أقل. فإذا منحت المنشأة ثلاثين يوماً سنوياً لجميع الموظفين من السنة الأولى فهذا جائز، ويصبح التزاماً عليها بمجرد إعلانه واعتماده. وإذا كتبت مدة أقل من الحد النظامي فالبند لا أثر له، ويبقى الحد النظامي هو الواجب التطبيق.
- يجوز التحسين: مدة أطول، أو إجازات إضافية مثل أيام التطوع أو يوم الميلاد، أو مرونة أوسع في الترحيل.
- لا يجوز الإنقاص: مدة أقل من الحد النظامي، أو اشتراط التنازل عن الإجازة، أو ربط الاستحقاق بشرط يفرغه من مضمونه.
- ما تمنحه تطوعاً وتعلنه يصبح ملزماً، فلا تكتب ميزة لا تستطيع الاستمرار عليها في السنوات القادمة.
- راجع السياسة عند كل تعديل في نظام العمل أو لائحته التنفيذية، وأرّخ كل نسخة وسجّل تاريخ اعتمادها.
وإذا كانت منشأتك ملزمة بلائحة تنظيم العمل، فاجعل سياسة الإجازات متسقة معها تماماً، لأن باب الإجازات في اللائحة المعتمدة هو المرجع الذي يُرجع إليه عند النزاع. التعارض بين الوثيقتين أسوأ من غياب إحداهما، لأنه يمنح الطرف الآخر النص الذي يخدمه ويترك المنشأة بلا موقف واضح.
تُعتمد هذه السياسة من الإدارة، وتُعلَن للموظفين بوسيلة يمكن إثباتها، وتسري اعتباراً من تاريخ اعتمادها. وفي حال تعارض أي بند فيها مع نظام العمل أو مع لائحة تنظيم العمل المعتمدة، يُعمل بالنص الأعلى مرتبة، ويبقى باقي بنود السياسة نافذاً.
This policy is approved by management, announced to employees by a means capable of proof, and takes effect from the date of its approval. If any clause conflicts with the Labor Law or with the approved internal work regulation, the higher ranking text prevails and the remaining clauses of the policy stay in force.
هذا الدليل والقالب المرتبط به إعداد استرشادي عام معتمد من محامٍ سعودي مرخّص، ولا يقوم مقام استشارة في واقعة بعينها، والنص العربي هو المعتمد عند الاختلاف.
الأسئلة الشائعة
إذا وقع اليوم الوطني داخل إجازة الموظف السنوية، هل يخسر اليوم؟
لا. الموقف المنشور على موقع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية في باب تداخل الإجازات هو أن الإجازة السنوية تُمدَّد بعدد أيام الإجازة الرسمية المتداخلة معها، فتتأخر مباشرة الموظف بالمدة نفسها ولا تُخصم تلك الأيام من رصيده. اجعل هذا بنداً صريحاً في سياستك حتى يصبح التعديل إجراءً داخلياً في السجل لا مطالبة بعد العودة.
هل يجوز أن تمنح سياستنا إجازات أكثر من الحد النظامي؟
نعم. ما ورد في نظام العمل حد أدنى، والتحسين جائز. لكن ما تمنحه وتعلنه وتعتمده يصبح التزاماً على المنشأة، فلا تكتب ميزة لا تستطيع الاستمرار عليها. أما النزول عن الحد النظامي فلا أثر له، ويبقى الحد النظامي هو الواجب التطبيق مهما كتبت السياسة.
هل يجوز صرف بدل نقدي بدل تمتع الموظف بإجازته السنوية؟
القاعدة المنشورة لدى الوزارة أن الموظف يتمتع بإجازته وقت استحقاقها ولا يجوز النزول عنها مقابل بدل نقدي أثناء سريان علاقة العمل، وأن التأجيل أو ترحيل جزء منها إلى السنة التالية يكون بموافقة صاحب العمل. أما عند ترك العمل فللموظف أجر الإجازة التي لم يتمتع بها.
هل نحتاج سياسة إجازات إذا كانت لدينا لائحة تنظيم عمل معتمدة؟
اللائحة المعتمدة هي المرجع عند النزاع، لكنها تعالج باب الإجازات في إطار عام. سياسة الإجازات تفصّل المسار اليومي: كيف يُقدَّم الطلب، ومن يوافق، وكيف يُقيَّد الرصيد ويُرحَّل، وكيف تُعالَج حالات التداخل. اكتب السياسة متسقة مع اللائحة تماماً، فالتعارض بين الوثيقتين أسوأ من غياب إحداهما.
كيف نوثق رصيد الإجازات حتى لا يُنازَع فيه عند نهاية الخدمة؟
اجعل كل شيء في سجل واحد: الاستحقاق السنوي، وكل طلب معتمد، وكل موافقة ترحيل كتابية، وتاريخ المباشرة الفعلي بعد كل إجازة. ثم زوّد الموظف ببيان رصيده عند كل طلب وعند نهاية السنة. السجل المكتوب المتفق عليه دورياً هو ما يجعل رقم المخالصة النهائية غير قابل للجدل.
أُعدّ هذا الدليل وروجِع من قبل محامٍ مرخص في المملكة. المحتوى معلومات عامة استرشادية وليس استشارة قانونية، ويُنصح بمراجعة محامٍ مرخص لحالتك الخاصة. عند وجود نصين عربي وإنجليزي، يُعتد بالنص العربي.