معتمدCertified من المحامي • آخر تحديث ٢٠٢٦by counsel • Updated 2026

توثيق عقد العمل في منصة قوى: الدليل الكامل خطوة بخطوةAuthenticating an Employment Contract in Qiwa: The Complete Step by Step Guide

كيف توثّق عقود موظفيك في منصة قوى قبل بدء العمل، وتحافظ على نسبة الالتزام، وتتجنّب المخالفات.How to authenticate your employees' contracts in Qiwa before work begins, protect your compliance rate, and avoid penalties.

توثيق عقد العمل في منصة قوى لم يعد إجراءً اختيارياً، بل أصبح متطلباً نظامياً يجب على المنشأة استيفاؤه قبل أن يباشر الموظف عمله فعلياً. التوثيق يحوّل العقد من اتفاق ورقي بين طرفين إلى عقد موثّق إلكترونياً ومعتمد لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، بما يحفظ حقوق المنشأة والموظف على حدٍّ سواء.

Authenticating an employment contract in the Qiwa platform is no longer optional. It is a regulatory requirement that the establishment must satisfy before the employee actually starts work. Authentication turns the contract from a paper agreement between two parties into an electronically authenticated contract recognised by the Ministry of Human Resources and Social Development, protecting the rights of both the establishment and the employee.

بالنسبة لصاحب المنشأة المشغول، فإن أهمية التوثيق تتجاوز مجرد الالتزام النظامي. فنسبة توثيق العقود تدخل ضمن مؤشرات التزام المنشأة، وهذه المؤشرات تؤثر مباشرة على قدرتك في الوصول إلى خدمات الوزارة مثل إصدار وتجديد رخص العمل ونقل الخدمات. كلما ارتفعت نسبة العقود الموثّقة لديك، كان وضع منشأتك أقوى.

For a busy business owner, the importance of authentication goes beyond mere regulatory compliance. The contract authentication rate is part of the establishment's compliance indicators, and these indicators directly affect your ability to access ministry services such as issuing and renewing work permits and transferring services. The higher your share of authenticated contracts, the stronger your establishment's standing.

هذا الدليل يشرح المهلة النظامية للتوثيق، والعقوبات المترتبة على عدم التوثيق، والإجراء الكامل داخل منصة قوى من إنشاء الحساب حتى حفظ النسخة الموثّقة، إضافة إلى البيانات التي يجب أن تتطابق بين العقد ومنصة قوى ونظام حماية الأجور. يرتبط هذا الموضوع بقالب عقد العمل E-01 المتوفر في منصتنا.

This guide explains the legal deadline for authentication, the penalties for failing to authenticate, the full procedure inside Qiwa from creating the account to saving the authenticated copy, in addition to the data that must match between the contract, Qiwa, and the Wage Protection System. This topic relates to the E-01 employment contract template available on our platform.

احصل على قالب عقد العملGet the E-01 Employment Contract TemplateE-01

التوثيق إلزامي قبل بدء العمل

Authentication Is Mandatory Before Work Begins

تشترط وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية توثيق عقد العمل إلكترونياً عبر منصة قوى، بحيث يكون لكل موظف عقد موثّق ومعتمد لدى المنصة. الأصل أن يتم التوثيق قبل أن يباشر الموظف عمله، حتى يكون العمل قائماً على عقد رسمي محدد البنود لا على اتفاق شفهي قابل للنزاع.

The Ministry of Human Resources and Social Development requires that the employment contract be authenticated electronically through the Qiwa platform, so that every employee has an authenticated contract recognised by the platform. The principle is that authentication takes place before the employee starts work, so that the work rests on a formal contract with defined terms rather than a verbal agreement open to dispute.

التوثيق يجعل بنود العقد (الأجر، المسمى، المدة، فترة التجربة) ثابتة وموثّقة لدى جهة رسمية.
العقد الموثّق هو المرجع المعتمد عند أي خلاف عمالي أمام مكتب العمل أو المحكمة العمالية.
عدم وجود عقد موثّق يضعف موقف المنشأة ويرجّح كفّة الموظف في تفسير العلاقة العمالية.

Authentication makes the contract terms (wage, job title, duration, probation period) fixed and recorded with an official body.
The authenticated contract is the recognised reference in any labour dispute before the labour office or the labour court.
The absence of an authenticated contract weakens the establishment's position and tips the interpretation of the employment relationship in the employee's favour.

المهلة النظامية للتوثيق

The Legal Deadline for Authentication

حدّدت الوزارة مهلة زمنية يجب على المنشأة خلالها توثيق العقد منذ بدء العلاقة العمالية. الالتزام بهذه المهلة هو ما يبقي نسبة توثيق منشأتك مرتفعة ويجنّبك احتساب العقد ضمن العقود غير الموثّقة. ولأن التفاصيل الدقيقة للمهلة قد تتغيّر بقرارات الوزارة، فإن القاعدة العملية الآمنة هي توثيق العقد فور التحاق الموظف ودون تأخير.

The Ministry has set a time window within which the establishment must authenticate the contract from the start of the employment relationship. Meeting this deadline is what keeps your establishment's authentication rate high and keeps the contract from being counted among the unauthenticated contracts. Because the precise details of the deadline may change by ministry decision, the safe practical rule is to authenticate the contract as soon as the employee joins and without delay.

ابدأ إجراء التوثيق في اليوم نفسه الذي يلتحق فيه الموظف، لا بعد أسابيع.
تابع طلبات التوثيق المعلّقة بانتظام، فالعقد لا يُحتسب موثّقاً حتى يوقّعه الموظف إلكترونياً.
راجع الإشعارات الواردة من قوى، فهي تنبّهك إلى العقود التي تجاوزت المهلة.

Start the authentication procedure on the same day the employee joins, not weeks later.
Track pending authentication requests regularly, since a contract is not counted as authenticated until the employee signs it electronically.
Review the notifications from Qiwa, as they alert you to contracts that have exceeded the deadline.

نسبة الالتزام وأثرها على خدمات الوزارة

The Compliance Rate and Its Effect on Ministry Services

تحسب منصة قوى لكل منشأة نسبة توثيق تعكس عدد العقود الموثّقة مقارنة بعدد الموظفين على رأس العمل. هذه النسبة جزء من تقييم التزام المنشأة، وانخفاضها قد يقيّد وصولك إلى خدمات أساسية تحتاجها في تشغيل أعمالك اليومية.

Qiwa calculates an authentication rate for every establishment that reflects the number of authenticated contracts compared with the number of employees on the job. This rate is part of the establishment's compliance assessment, and a low rate can restrict your access to essential services you need to run your daily operations.

إصدار وتجديد رخص العمل للموظفين الوافدين قد يتأثر بانخفاض نسبة التوثيق.
خدمات نقل الخدمات واستقدام العمالة قد تتعطّل عند ضعف الالتزام.
نسبة توثيق عالية تعزّز تصنيف منشأتك وتسهّل تعاملاتك مع الجهات الحكومية.

Issuing and renewing work permits for expatriate employees can be affected by a low authentication rate.
Service transfer and labour recruitment services can be disrupted when compliance is weak.
A high authentication rate strengthens your establishment's classification and eases your dealings with government bodies.

عقوبات عدم التوثيق

Penalties for Non Authentication

إهمال توثيق عقود العمل يعرّض المنشأة لمخالفات قد تشمل غرامات مالية تحتسب عن كل عقد غير موثّق، إضافة إلى تقييد خدمات الوزارة كما سبق. والأخطر من الغرامة هو الأثر القانوني عند النزاع، إذ يصعب على المنشأة إثبات شروط العمل المتفق عليها في غياب عقد موثّق.

Neglecting to authenticate employment contracts exposes the establishment to violations that may include financial fines calculated for each unauthenticated contract, in addition to the restriction of ministry services noted above. More serious than the fine is the legal impact in a dispute, since it becomes hard for the establishment to prove the agreed terms of work in the absence of an authenticated contract.

غرامات مالية تُحتسب عن كل عقد لم يُوثّق ضمن المهلة النظامية.
تعليق أو تقييد خدمات قوى ووزارة الموارد البشرية حتى تصحيح الوضع.
ضعف موقف المنشأة في الدعاوى العمالية لعدم وجود مستند موثّق يثبت بنود العقد.

Financial fines calculated for each contract not authenticated within the legal deadline.
Suspension or restriction of Qiwa and Ministry of Human Resources services until the situation is corrected.
A weakened position in labour lawsuits due to the lack of an authenticated document proving the contract terms.

إجراء التوثيق خطوة بخطوة في منصة قوى

The Authentication Procedure Step by Step in Qiwa

أنشئ حساب المنشأة في منصة قوى وفعّله، وتأكد من ربطه بالسجل التجاري وبيانات المنشأة الصحيحة لدى وزارة الموارد البشرية.
ادخل إلى خدمة العقود واختر إنشاء عقد عمل جديد للموظف المراد توثيق عقده.
أدخل بنود العقد يدوياً أو استورد قالباً جاهزاً، شاملاً المسمى الوظيفي والأجر الأساسي والبدلات ومدة العقد وفترة التجربة وساعات العمل، مع التأكد من مطابقتها لقالب عقد العمل المعتمد لديك.
راجع البنود بدقة، ثم أرسل العقد إلى الموظف للتوقيع الإلكتروني عبر حسابه في قوى.
انتظر موافقة الموظف وتوقيعه إلكترونياً، فعند توقيعه يكتمل التوثيق ويصبح العقد موثّقاً ومعتمداً.
احفظ النسخة الموثّقة من العقد واحتفظ بها في سجلات المنشأة، فهي مرجعك الرسمي عند أي حاجة مستقبلية.

Create and activate the establishment account in the Qiwa platform, and make sure it is linked to the commercial registration and the establishment's correct data at the Ministry of Human Resources.
Go to the contracts service and choose to create a new employment contract for the employee whose contract is to be authenticated.
Enter the contract terms manually or import a ready template, including the job title, basic wage, allowances, contract duration, probation period, and working hours, making sure they match your approved employment contract template.
Review the terms carefully, then send the contract to the employee for electronic signature through their Qiwa account.
Wait for the employee's approval and electronic signature. Once they sign, authentication is complete and the contract becomes authenticated and recognised.
Save the authenticated copy of the contract and keep it in the establishment's records, as it is your official reference for any future need.

البيانات التي يجب أن تتطابق بين العقد وقوى وحماية الأجور

Data That Must Match Between the Contract, Qiwa, and the WPS

أي اختلاف بين بيانات العقد الموثّق في قوى وبين الأجر المسجّل في نظام حماية الأجور يولّد مخالفة عدم تطابق، وقد يظهر منشأتك كأنها لا تصرف الأجور المتفق عليها. لذلك يجب أن تكون البيانات الجوهرية موحّدة عبر الثلاثة: العقد ومنصة قوى ونظام حماية الأجور.

Any discrepancy between the data in the authenticated contract in Qiwa and the wage recorded in the Wage Protection System creates a mismatch violation and may make your establishment appear as if it is not paying the agreed wages. The essential data must therefore be unified across all three: the contract, the Qiwa platform, and the Wage Protection System.

الأجر الأساسي ومجموع البدلات، إذ يجب أن يطابق العقد ما يُسجَّل في حماية الأجور.
اسم الموظف ورقم الهوية أو الإقامة، بحيث يكون موحّداً في جميع الأنظمة.
المسمى الوظيفي والمهنة المسجّلة في رخصة العمل.
تاريخ بدء العقد ومدته، لضمان اتساق العلاقة العمالية عبر المنصات.

The basic wage and the total allowances, since the contract must match what is recorded in the WPS.
The employee's name and the national ID or residence number, unified across all systems.
The job title and the occupation recorded in the work permit.
The contract start date and its duration, to ensure consistency of the employment relationship across the platforms.

بند جاهز • انسخه مباشرةReady-to-use clause • copy directly

يقرّ الطرفان بأن هذا العقد قد تم توثيقه إلكترونياً عبر منصة قوى التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وأن النسخة الموثّقة لدى المنصة هي المرجع المعتمد لبنود هذا العقد، ويلتزم صاحب العمل بصرف الأجر المتفق عليه من خلال نظام حماية الأجور وفقاً للبيانات الموثّقة.

Both parties acknowledge that this contract has been authenticated electronically through the Qiwa platform of the Ministry of Human Resources and Social Development, that the copy authenticated with the platform is the recognised reference for the terms of this contract, and that the employer undertakes to pay the agreed wage through the Wage Protection System in accordance with the authenticated data.

أدرج هذا البند في عقد العمل لتأكيد ربط العقد الورقي بالنسخة الموثّقة في قوى.

Include this clause in the employment contract to confirm the link between the paper contract and the authenticated copy in Qiwa.

الأسئلة الشائعةFrequently asked questions

هل يجب توثيق العقد قبل أن يبدأ الموظف العمل فعلاً؟Must the contract be authenticated before the employee actually starts work?

نعم، الأصل هو توثيق العقد قبل مباشرة العمل حتى تكون العلاقة العمالية قائمة على عقد رسمي موثّق. والتوصية العملية هي بدء إجراء التوثيق في يوم التحاق الموظف وعدم تأخيره، لأن العقد لا يُحتسب موثّقاً إلا بعد توقيع الموظف عليه إلكترونياً.

Yes. The principle is to authenticate the contract before work starts so that the employment relationship rests on a formal authenticated contract. The practical recommendation is to begin the authentication procedure on the employee's joining day and not delay it, because the contract is only counted as authenticated after the employee signs it electronically.

ماذا يحدث إذا رفض الموظف توقيع العقد في قوى؟What happens if the employee refuses to sign the contract in Qiwa?

لا يكتمل التوثيق دون توقيع الموظف الإلكتروني. إذا رفض الموظف التوقيع لاعتراضه على بند ما، فالحل هو مراجعة البنود المتفق عليها وتعديل العقد ليطابق ما اتفق عليه الطرفان فعلاً، ثم إعادة إرساله. التوثيق آلية لحماية الطرفين، ولا يجوز فرض بنود تخالف ما تم الاتفاق عليه.

Authentication is not completed without the employee's electronic signature. If the employee refuses to sign because they object to a term, the solution is to review the agreed terms, amend the contract to match what the parties actually agreed, and then resend it. Authentication is a mechanism to protect both parties, and terms that contradict the agreement may not be imposed.

لماذا يجب أن يتطابق الأجر في العقد مع نظام حماية الأجور؟Why must the wage in the contract match the Wage Protection System?

لأن أي اختلاف بين الأجر الموثّق في قوى والأجر المصروف فعلاً في حماية الأجور يُسجَّل كمخالفة عدم تطابق، وقد يُفهم على أن المنشأة لا تلتزم بصرف الأجور المتفق عليها. توحيد الأجر والبدلات وبيانات الموظف عبر العقد وقوى وحماية الأجور يحفظ التزام منشأتك ويتجنّب المخالفات.

Because any discrepancy between the wage authenticated in Qiwa and the wage actually paid in the WPS is recorded as a mismatch violation and may be read as the establishment failing to pay the agreed wages. Unifying the wage, allowances, and employee data across the contract, Qiwa, and the WPS preserves your establishment's compliance and avoids violations.