نموذج سياسة الإجازات: وثيقة داخلية معتمدة من محامٍ سعودي مرخّصLeave Policy Template: An Internal Document Certified by a Licensed Saudi Lawyer

التصنيفCategory: عقود العمل والموارد البشريةEmployment and HR
اللغةLanguage: عربي + إنجليزيArabic + English
الصيغةFormat: DOCX قابل للتحريرEditable DOCX

سجل الاعتمادCERTIFICATION RECORD

أُعدّ هذا النموذج وروجِع من قبل محامٍ سعودي مرخّص، ويُحدَّث مع تغيّر الأنظمة في المملكة.This template was prepared and reviewed by a licensed Saudi lawyer and is kept current as the Kingdom's regulations change.

عند وجود نصين عربي وإنجليزي، يُعتد بالنص العربيWhere an Arabic and an English text exist, the Arabic text prevails

سياسة مكتوبة تحدد رصيد الإجازة السنوية وآلية الطلب والموافقة ومهل الإشعار وقيد الأرصدة.A written policy setting the annual leave balance, the request and approval route, the notice periods, and how balances are recorded.

الإجازات من أكثر المسائل التي تولّد احتكاكاً يومياً داخل المنشآت، ليس لأن الأنظمة غامضة بل لأن التطبيق الداخلي غير مكتوب. حين لا توجد سياسة معلنة يصبح كل طلب إجازة تفاوضاً منفرداً مع المدير المباشر، وتختلف المعاملة بين موظف وآخر، ويظهر الخلاف على الأرصدة عند نهاية السنة أو عند انتهاء الخدمة. صيغة صيغتي E-15 سياسة إجازات مكتوبة تعلن الرصيد السنوي وكيف يرتفع مع طول الخدمة، وتحدد نموذج الطلب وقناته والمهلة المطلوبة قبل الإجازة والمهلة المقبولة في الحالات الطارئة، ونظام قيد الأرصدة، بلغتين متوازيتين مع اعتماد النص العربي عند الاختلاف.

Leave is one of the biggest sources of day-to-day friction inside companies, not because the regulations are unclear but because the internal practice is unwritten. With no published policy, every leave request becomes a private negotiation with the line manager, treatment differs from one employee to the next, and the argument over balances surfaces at year end or when service ends. Sighaty template E-15 is a written leave policy that publishes the annual balance and how it rises with length of service, sets the request form and its channel, the notice required before leave and the notice accepted in emergencies, and the system for recording balances, in two parallel languages with the Arabic text prevailing on any difference.

احمِل نموذج سياسة الإجازاتGet the Leave Policy TemplateE-15E-15

ما هذه السياسة ومتى تحتاجها

What this policy is and when you need it

سياسة الإجازات وثيقة داخلية تُعمّم على الموظفين وتشرح كيف تُطلب الإجازة وكيف يُبتّ فيها وكيف يُحسب الرصيد. هي الوجه العملي لما ينص عليه نظام العمل: النظام يقرر الحد الأدنى للاستحقاق، والسياسة تترجمه إلى إجراء يعرفه الموظف والمدير على السواء. تحتاجها المنشأة عندما يتجاوز عدد موظفيها ما يمكن إدارته بالتفاهم الشفهي، وتحتاجها أيضاً كوثيقة داعمة عند إعداد لائحة تنظيم العمل، لأن ما هو مكتوب ومعلن يصعب الطعن فيه.

A leave policy is an internal document circulated to employees explaining how leave is requested, how it is decided, and how the balance is computed. It is the practical face of what the Labor Law provides: the law sets the minimum entitlement, and the policy translates it into a procedure that employee and manager both know. A company needs it once its headcount outgrows what verbal understanding can manage, and it is also a supporting document when preparing the internal work regulation, because what is written and published is hard to contest.

توحيد معاملة طلبات الإجازة بدل ترك الأمر لتقدير كل مدير.
إعلان الرصيد السنوي وكيف يرتفع مع طول الخدمة.
تنظيم الإشعار المسبق والحالات الطارئة وقيد الأرصدة في سجل.

Standardizing how leave requests are treated instead of leaving it to each manager's discretion.
Publishing the annual balance and how it rises with length of service.
Governing advance notice, emergency cases, and recording balances in a register.

ماذا يسألك الملء الذكي وماذا تستلم

What the smart-fill asks and what you receive

الأسئلة قليلة ومباشرة لأن السياسة نفسها موحّدة والفروق بين المنشآت تنحصر في أرقام وإجراءات. يسألك الملء الذكي عن اسم المنشأة، ثم عن رصيد الإجازة السنوية بالأيام وعن الرصيد بعد خمس سنوات من الخدمة، ولا يقبل في الحالتين رقماً يقل عن الحد الأدنى النظامي فلا يمكنك إصدار سياسة تنزل عن الاستحقاق المقرر. ثم يسألك عن نظام أو نموذج طلب الإجازة الذي تستخدمه، والمهلة المطلوبة لتقديم الطلب قبل الإجازة، والمهلة المقبولة في الإشعار الطارئ، ونظام القيد والسجلات الذي تُحفظ فيه الأرصدة.

The questions are few and direct, because the policy itself is standardized and the differences between companies come down to figures and procedures. The smart-fill asks for the company name, then the annual leave balance in days and the balance after five years of service, and in both cases it refuses a figure below the statutory minimum, so you cannot issue a policy that falls short of the set entitlement. It then asks which leave-request system or form you use, the notice required to submit a request before the leave, the notice accepted in an emergency, and the records system where balances are kept.

تستلم خلال دقائق سياسة ثنائية اللغة منسّقة وجاهزة للتعميم على الموظفين، قابلة للتعديل قبل الاعتماد. النسخة الإنجليزية المتوازية تفيد بوجه خاص المنشآت التي يعمل فيها موظفون غير ناطقين بالعربية، فتصل السياسة إلى الجميع بنفس المضمون دون ترجمة داخلية ارتجالية.

Within minutes you receive a formatted bilingual policy ready to circulate to employees and editable before approval. The parallel English version is particularly useful in companies employing non-Arabic speakers, so the policy reaches everyone with the same substance without an improvised in-house translation.

لماذا نموذج معتمد من محامٍ أفضل من التحميل المجاني

Why a lawyer-certified template beats a free download

خطر السياسة المنسوخة من الإنترنت أنها قد تعلن استحقاقاً أقل مما يقرره النظام، فتتحول الوثيقة التي كتبتها لتنظيم العمل إلى دليل ضدك. صيغة صيغتي معتمدة من محامٍ سعودي مرخّص، ومبنية على حد أدنى لا يقبل النزول عنه عند الملء، ومصاغة للسياق السعودي لا منقولة من سياسة شركة أجنبية بعطلاتها وأعرافها المختلفة، وتُحدَّث مع تغيّر الأنظمة. السياسة الداخلية تُقرأ كالتزام من صاحب العمل، فمن الأفضل أن تكون مصاغة بعناية منذ البداية.

The danger of a policy copied off the internet is that it may publish an entitlement lower than the law provides, turning the document you wrote to organize work into evidence against you. The Sighaty template is certified by a licensed Saudi lawyer, built on a floor it will not let you go below during fill-in, and drafted for the Saudi context rather than lifted from a foreign company's policy with its different holidays and customs, and it is updated as regulations change. An internal policy reads as a commitment by the employer, so it is better drafted carefully from the start.

الأسئلة الشائعةFrequently asked questions

هل يمكن أن أضع رصيد إجازة أقل من الحد النظامي؟Can I set a leave balance below the statutory minimum?

لا، والنموذج يمنع ذلك عند الملء: خانتا الرصيد السنوي والرصيد بعد خمس سنوات لا تقبلان رقماً دون الحد الأدنى المقرر. يمكنك دائماً منح أكثر من الحد الأدنى إن أردت، لأن الزيادة ميزة تنافسية للمنشأة، لكن النزول عنه غير ممكن في النموذج أصلاً.

No, and the template blocks it during fill-in: the fields for the annual balance and for the balance after five years will not accept a figure below the set minimum. You can always grant more than the minimum if you wish, since a higher balance is a competitive advantage for the company, but going below it is simply not possible in the template.

كيف تعالج السياسة الإجازة الطارئة؟How does the policy handle emergency leave?

يسألك النموذج عن مهلتين مختلفتين: المهلة المعتادة لتقديم طلب الإجازة قبل موعدها، والمهلة المقبولة في الإشعار الطارئ. الفصل بينهما مهم لأن معاملة الحالة الطارئة بمعيار الطلب المخطط له يجعل السياسة غير قابلة للتطبيق عملياً، وترك الحالة الطارئة بلا ضابط يفتحها على مصراعيها.

The template asks for two different notice periods: the usual notice for submitting a leave request ahead of time, and the notice accepted for an emergency. Separating them matters, because judging an emergency by the standard of a planned request makes the policy unworkable in practice, while leaving emergencies ungoverned opens them wide.

ما علاقة سياسة الإجازات بلائحة تنظيم العمل؟How does the leave policy relate to the internal work regulation?

لائحة تنظيم العمل هي الوثيقة الأشمل التي تنظم علاقة العمل داخل المنشأة، وسياسة الإجازات وثيقة أضيق تفصّل جانباً واحداً منها بإجراء عملي. كثير من المنشآت تصدر السياسة أولاً لأنها أسرع وتحل مشكلة يومية قائمة، ثم تستند إليها لاحقاً عند إعداد اللائحة، فتجد الجانب الأصعب مكتوباً سلفاً.

The internal work regulation is the broader document governing the employment relationship inside the company, while the leave policy is a narrower document detailing one part of it as a working procedure. Many companies issue the policy first because it is quicker and solves a live daily problem, then rely on it later when preparing the regulation, finding the hardest part already written.