نموذج عقد التوريد: البنود الأساسية التي تحمي المشتري والموردThe supply agreement template: the essential clauses that protect buyer and supplier

ما هو عقد التوريد ومتى تحتاجه

What a supply agreement is and when you need it

عقد التوريد ينظم توريد سلع بين منشأتين، سواء كان توريداً متكرراً أو لمرة واحدة، بأوامر شراء تصدر تحت إطار واحد. يختلف عن البيع العابر في أنه يبني علاقة مستمرة: المصنع الذي يشتري خاماته شهرياً، والمطعم الذي يستلم مواده أسبوعياً، والمقاول الذي يعتمد على مورد واحد لمشروع كامل، كل هؤلاء يحتاجون إطاراً يثبت الشروط مرة واحدة بدل التفاوض عليها مع كل طلبية.

A supply agreement governs the supply of goods between two businesses, whether recurring or one-off, through purchase orders issued under a single framework. It differs from a passing sale in that it builds a continuing relationship: the factory buying its raw materials monthly, the restaurant receiving its supplies weekly, the contractor relying on one supplier for a whole project, all of them need a framework that fixes the terms once instead of negotiating them with every order.

ويختلف عقد التوريد عن اتفاقية التوزيع: الموزع يشتري ليعيد البيع لعملائه ضمن منطقة أو قناة، أما عقد التوريد فينظم البيع المباشر بين مورد ومشترٍ يستخدم السلع أو يستهلكها في نشاطه. وفي السياق السعودي تسري على البيع والتسليم والمسؤولية أحكام نظام المعاملات المدنية، والعقد المكتوب هو ما يحسم التفاصيل التي تركها النظام لاتفاق الطرفين.

A supply agreement also differs from a distribution agreement: a distributor buys to resell to its own customers within a territory or channel, while a supply agreement governs the direct sale between a supplier and a buyer who uses or consumes the goods in its business. In the Saudi context, sale, delivery, and liability are governed by the Civil Transactions Law, and the written contract is what settles the details the law leaves to the parties' agreement.

• منشأة تشتري مواد أو بضائع بشكل متكرر من مورد واحد وتريد تثبيت الشروط.
• مورد يبيع سلعاً لمنشآت بأوامر شراء دورية ويريد ضمان آلية الدفع.
• منشأة تدخل سلسلة توريد حكومية أو خاصة وتحتاج إطاراً مكتوباً يمرر الالتزامات.

• A business buying materials or goods repeatedly from one supplier and wanting fixed terms.
• A supplier selling goods to businesses on periodic purchase orders and wanting a secured payment mechanism.
• A business entering a government or private supply chain and needing a written framework that passes obligations down.

البنود الجوهرية: الكمية والمواصفات والتسليم والفحص

The essential clauses: quantity, specifications, delivery, and inspection

قلب العقد جدول يصف السلع ومواصفاتها وتغليفها والمعايير التي تحكمها، ثم آلية أوامر الشراء: يصدر المشتري أوامر كتابية تحدد الكميات وتواريخ وأماكن التسليم، ويؤكد المورد أو يرفض خلال مدة محددة بأيام العمل، وينص العقد صراحة على حكم الأمر الذي يمضي دون تأكيد، هل يُعد مقبولاً أم مرفوضاً. وتُثبت الحدود الدنيا للكميات ومدد التوريد في الجدول نفسه.

The heart of the contract is a schedule describing the goods, their specifications, packaging, and governing standards, then the purchase order mechanism: the buyer issues written orders stating quantities, delivery dates, and locations, the supplier confirms or rejects within a set number of business days, and the contract states expressly what happens to an order that passes unconfirmed, whether it counts as accepted or rejected. Minimum order quantities and lead times are fixed in the same schedule.

في التسليم يحدد العقد المكان، في مستودع المشتري أو من منشأة المورد، وينص على أن مواعيد التسليم جوهرية. وتنتقل المخاطر بالتسليم وتوقيع محضر الاستلام، أما الملكية فيختار الطرفان انتقالها بالتسليم أو الاحتفاظ بها للمورد حتى سداد كامل الفاتورة المعنية مع بقاء السلع قابلة للتمييز، وهي حماية مهمة للمورد الذي يسلّم قبل أن يقبض.

On delivery, the contract sets the place, at the buyer's warehouse or ex the supplier's premises, and states that delivery dates are of the essence. Risk passes on delivery and signature of the delivery note, while for title the parties choose between passing on delivery or the supplier retaining it until the relevant invoice is paid in full, with the goods remaining identifiable, an important protection for a supplier who delivers before being paid.

• الفحص: يفحص المشتري السلع عند الاستلام ويُشعر بالعيوب الظاهرة أو النقص خلال مدة محددة، يبدأ النموذج فيها من ٧ أيام قابلة للتعديل.
• العيوب الخفية: يُشعر بها خلال مدة من اكتشافها ضمن مدة الضمان، يبدأ النموذج فيها من ٣٠ يوماً.
• المعالجة: يستبدل المورد السلع المرفوضة أو يصلحها أو يرد ثمنها خلال مدة محددة، متحملاً نقل غير المطابق.
• الضمان: مطابقة السلع للجدول وللمواصفات السعودية السارية، وصلاحيتها للغرض المبين، وخلوها من حقوق الغير، لمدة يبدأ النموذج فيها من ١٢ شهراً من التسليم، دون إخلال بالحقوق النظامية.

• Inspection: the buyer inspects on receipt and notifies apparent defects or shortages within a set period, which the template starts at 7 adjustable days.
• Hidden defects: notified within a period from their discovery inside the warranty period, which the template starts at 30 days.
• The remedy: the supplier replaces, repairs, or refunds rejected goods within a set period, bearing the transport of non-conforming goods.
• Warranty: conformity with the schedule and applicable Saudi standards, fitness for the stated purpose, and freedom from third-party rights, for a period the template starts at 12 months from delivery, without affecting statutory rights.

غرامات التأخير وحالات الإخلال بالتوريد

Delay compensation and breach of supply

أهم بند يفتقده التوريد غير الموثق هو أثر التأخير. النموذج يعالجها بتعويض اتفاقي عن تأخر التسليم: نسبة من قيمة الأمر المتأخر عن كل أسبوع وبحد أقصى إجمالي، يبدأ النموذج من ٠.٥٪ أسبوعياً وبسقف ٥٪ ويمكن تعديل النسبتين عند التعبئة، وذلك دون إخلال بحق الإنهاء. ويجدر العلم أن للمحكمة تعديل التعويض الاتفاقي بقدر الضرر الفعلي وفق نظام المعاملات المدنية، فالتعويض المكتوب ينظم العلاقة ولا يصادر تقدير القضاء.

The clause undocumented supply misses most is the consequence of delay. The template addresses it with agreed late-delivery compensation: a percentage of the late order value per week up to an aggregate cap, starting at 0.5% per week with a 5% cap, both adjustable at fill-in, without prejudice to termination rights. Note that courts may adjust agreed compensation to the actual damage under the Civil Transactions Law, so the written figure organizes the relationship without displacing the court's assessment.

وفي الاتجاه المقابل يحمي العقد المورد في الدفع: تصدر فواتير متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تشير إلى أمر الشراء، ويكون الدفع خلال مدة محددة من الفاتورة المستوفية واستلام سلع مطابقة، يبدأ النموذج فيها من ٣٠ يوماً. فإذا تعثر السداد بعد ذلك كانت الخطوة التالية خطاب مطالبة موثق، ودليل خطاب المطالبة ضمن أدلة التحصيل يشرح تصعيده خطوة خطوة.

In the opposite direction, the contract protects the supplier on payment: invoices compliant with ZATCA requirements are issued referencing the purchase order, and payment falls due within a set period from a compliant invoice and receipt of conforming goods, which the template starts at 30 days. If payment then stalls, the next step is a documented demand letter, and the demand letter guide among the debt collection guides explains that escalation step by step.

أما الإخلال الأوسع من التأخير، كتكرار توريد سلع غير مطابقة أو التوقف عن التوريد، فيعالجه العقد بمهلة معالجة محددة، فإن انقضت دون إصلاح جاز الإنهاء للإخلال غير المعالج. وجود هذا التدرج المكتوب، إشعار فمهلة فإنهاء، هو ما يمنع تحول كل خلاف تشغيلي إلى قطيعة تجارية.

Breach broader than delay, such as repeated non-conforming deliveries or a halt in supply, the contract handles with a defined cure period; if it lapses without remedy, termination for uncured breach follows. This written gradient, notice, then cure period, then termination, is what keeps every operational disagreement from turning into a commercial rupture.

عقد التوريد وشروط أوامر الشراء: متى تحتاج الاثنين معاً

The supply agreement and purchase order terms: when you need both

العلاقة بين العقد وأوامر الشراء علاقة إطار وتنفيذ: يوقَّع عقد التوريد مرة واحدة فيثبت المواصفات والأسعار والمدد والضمانات، ثم يصدر كل أمر شراء تحته محدداً الكمية وتاريخ ومكان التسليم، وتشير كل فاتورة إلى أمرها. هكذا لا يعاد التفاوض على الشروط مع كل طلبية، ولا يبقى أي طلب بلا غطاء تعاقدي.

The relationship between the contract and purchase orders is one of framework and execution: the supply agreement is signed once, fixing specifications, prices, periods, and warranties, then each purchase order issues under it stating quantity, delivery date, and place, and each invoice references its order. Terms are never renegotiated with each order, and no order is left without contractual cover.

فمتى تحتاج الاثنين معاً؟ إذا كانت علاقتك بالمورد أو المشتري مستمرة وبكميات متغيرة، فالعقد الإطاري C-03 مع أوامر الشراء تحته هو الترتيب الصحيح. أما المشتريات المتفرقة التي لا تحتمل عقداً كاملاً لكل طلبية، فتغطيها شروط أوامر الشراء C-13، وهي البديل العملي للمشتريات المتكررة بدل عقد كامل لكل طلبية: شروط موحدة تُرفق بكل أمر شراء فتمنحه الحماية الأساسية دون توقيع إطار مستقل.

So when do you need both? If your relationship with the supplier or buyer is continuing with varying quantities, the C-03 framework agreement with purchase orders under it is the right arrangement. Scattered purchases that do not justify a full contract per order are covered by the C-13 purchase order terms, the practical alternative for recurring purchases instead of a full contract for every order: standard terms attached to each purchase order, giving it baseline protection without signing a standalone framework.

التوريد ضمن سلسلة حكومية: بند المحتوى المحلي

Supplying inside a government chain: the local content clause

إذا كان عقدك يُنفذ كلياً أو جزئياً في إطار عقد مع جهة حكومية خاضعة لنظام المنافسات والمشتريات الحكومية ولائحة تفضيل المحتوى المحلي الصادرة بقرار مجلس الوزراء رقم (٢٤٥)، أو مع شركة تملك الدولة أكثر من ٥٠٪ من رأس مالها، فأنت ملزم بقرارات هيئة المحتوى المحلي والمشتريات الحكومية، وفي مقدمتها القائمة الإلزامية للمنتجات الوطنية وتحديثاتها الدورية وضوابط الإعفاء منها.

If your contract is performed in whole or in part under a contract with a government entity subject to the Government Tenders and Procurement Law and the local content preference regulation issued by Council of Ministers Decision No. 245, or with a company in which the State holds more than 50% of the capital, you are bound by the decisions of the Local Content and Government Procurement Authority, first among them the Mandatory List of National Products, its periodic updates, and its exemption controls.

نموذج C-03 يتضمن بند المحتوى المحلي المعتمد اختيارياً: أجب في التعبئة الذكية بأن عقدك ضمن سلسلة توريد حكومية فيظهر البند كاملاً في مستندك، بما فيه مهلة إخطار المشتري عند إدراج منتج في القائمة الإلزامية بعد التوقيع، ومهلة التفاوض بحسن نية على تعديل المواصفة أو المصدر أو السعر، والاحتفاظ بسجلات مصدر المنتجات وشهادات المحتوى المحلي. وإن لم يكن عقدك ضمن سلسلة حكومية فلا يظهر البند ولا يثقل عقدك الخاص. وللتفصيل الكامل في التزامات المورد والمقاول من الباطن، راجع دليل المحتوى المحلي في العقود الحكومية ضمن الأدلة ذات الصلة أدناه.

Template C-03 carries the certified local content clause as an option: answer in the smart-fill that your contract sits inside a government supply chain and the clause appears in full in your document, including the period for notifying the buyer when a product is added to the Mandatory List after signature, the good-faith negotiation period for adjusting specification, source, or price, and the retention of product source records and Local Content Certificates. If your contract is not inside a government chain, the clause does not appear and does not weigh down your private contract. For the full detail of supplier and subcontractor obligations, see the local content in government contracts guide among the related guides below.

الأسئلة الشائعةFrequently asked questions