نموذج شروط أوامر الشراء: صيغة موحدة لكل أمر تصدره ومعتمدة من محامٍ سعودي مرخّصPurchase Order Terms Template: One Standard Set for Every Order You Issue, Certified by a Licensed Saudi Lawyer

التصنيفCategory: العقود التجاريةCommercial contracts
اللغةLanguage: عربي + إنجليزيArabic + English
الصيغةFormat: DOCX قابل للتحريرEditable DOCX

سجل الاعتمادCERTIFICATION RECORD

أُعدّ هذا النموذج وروجِع من قبل محامٍ سعودي مرخّص، ويُحدَّث مع تغيّر الأنظمة في المملكة.This template was prepared and reviewed by a licensed Saudi lawyer and is kept current as the Kingdom's regulations change.

عند وجود نصين عربي وإنجليزي، يُعتد بالنص العربيWhere an Arabic and an English text exist, the Arabic text prevails

شروط وأحكام عامة تُرفق بأوامر الشراء وتنظم التسليم والفحص والرفض والدفع والضمان وانتقال الملكية، ثنائية اللغة.General terms and conditions attached to purchase orders, governing delivery, inspection, rejection, payment, warranty, and passing of title, bilingual.

أوامر الشراء تُصدر كل يوم من نظام محاسبي أو بريد إلكتروني، وتحمل غالباً ما يكفي للشراء ولا يكفي للحماية: صنف وكمية وسعر وتاريخ تسليم. وحين تصل بضاعة غير مطابقة أو متأخرة أو تصل فاتورة لا تطابق الأمر، لا يجد المشتري نصاً يستند إليه فيتحول الأمر إلى تفاوض من الصفر. شروط أوامر الشراء هي الطبقة النظامية الناقصة: وثيقة واحدة تكتبها مرة وتُرفق بكل أمر تصدره، فتصبح كل صفقة شراء محكومة بالقواعد نفسها دون التفاوض على عقد مستقل في كل مرة. صيغة صيغتي C-13 مكتوبة للسياق السعودي وأحكام نظام المعاملات المدنية، وتغطي التسليم وانتقال الملكية والفحص والرفض والاستبدال والدفع والضمان والمحكمة المختصة، بلغتين متوازيتين مع اعتماد النص العربي عند الاختلاف.

Purchase orders go out every day from an accounting system or an email, and they usually carry enough to buy with and not enough to be protected by: an item, a quantity, a price, and a delivery date. Then non-conforming or late goods arrive, or an invoice that does not match the order, and the buyer finds no text to stand on, so the matter turns into a negotiation from scratch. Purchase order terms are the missing legal layer: a single document you write once and attach to every order you issue, so every purchase is governed by the same rules without negotiating a separate contract each time. Sighaty template C-13 is written for the Saudi context and the provisions of the Civil Transactions Law, and it covers delivery, passing of title, inspection, rejection, replacement, payment, warranty, and the competent court, in two parallel languages with the Arabic text prevailing on any difference.

احمِل نموذج شروط أوامر الشراءGet the Purchase Order Terms TemplateC-13C-13

ما هذه الوثيقة ومتى تحتاجها

What this document is and when you need it

شروط أوامر الشراء ليست عقداً بين طرفين محددين، بل مجموعة أحكام عامة تصدرها أنت كمشترٍ وتُرفق بكل أمر شراء، فتصير جزءاً من الاتفاق حين يقبل المورّد الأمر أو ينفّذه. هذه بنية مختلفة عن عقد التوريد: عقد التوريد يُتفاوض عليه مع مورّد واحد لعلاقة ممتدة، أما شروط أوامر الشراء فتخدم المشتري الذي يتعامل مع عشرات المورّدين بأوامر متفرقة ولا يريد صياغة عقد مستقل لكل صفقة. تحتاجها كل منشأة تشتري بانتظام: مطاعم ومصانع ومتاجر ومقاولون وأي جهة تشغيل تستقبل بضائع بشكل متكرر.

Purchase order terms are not a contract between two named parties but a set of general provisions you issue as a buyer and attach to every order, becoming part of the deal once the supplier accepts or performs the order. That is a different structure from a supply agreement: a supply agreement is negotiated with a single supplier for a continuing relationship, while purchase order terms serve the buyer dealing with dozens of suppliers through scattered orders who does not want to draft a separate contract for each transaction. Every business that buys regularly needs them: restaurants, factories, retailers, contractors, and any operating entity that receives goods repeatedly.

منشأة تصدر أوامر شراء متكررة لمورّدين متعددين دون عقد مع كل منهم.
الحاجة إلى قاعدة موحدة للفحص ورفض غير المطابق واستبداله.
ضبط مهلة الدفع بحيث لا تبدأ إلا بعد فاتورة مستوفية وسلع مطابقة.
توريد موجّه لجهة حكومية يستلزم بند التزام بالمحتوى المحلي.

A business issuing recurring purchase orders to multiple suppliers without a contract with each.
Needing one standard rule for inspection, rejecting non-conforming goods, and replacing them.
Fixing the payment period so it starts only after a compliant invoice and conforming goods.
Government-facing supply that requires a local content compliance clause.

ماذا يسألك الملء الذكي وماذا تستلم

What the smart-fill asks and what you receive

الملء الذكي هنا قصير لأن الوثيقة تُكتب مرة وتُستخدم مئات المرات، فالأسئلة تركز على السياسات لا على بيانات صفقة بعينها. أول سؤال هو الأهم تجارياً: هل تنتقل ملكية البضاعة بالسداد وفق ما يُؤشَّر في أمر الشراء، أم بالتسليم؟ الإجابة تحدد من يتحمل المخاطر في اللحظة التي تكون فيها البضاعة عندك ولم تُدفع قيمتها بعد.

The smart-fill here is short because the document is written once and used hundreds of times, so the questions target policies rather than the details of one transaction. The first question is the most commercially significant: does title to the goods pass on payment as marked on the purchase order, or on delivery? The answer decides who carries the risk in the window when the goods are with you and have not yet been paid for.

ثم تحدد المهل التي تحكم دورة الاستلام: مهلة فحص البضاعة ورفض غير المطابق منها بعد التسليم بالأيام، ومهلة سحب المرفوض واستبداله، ومهلة الدفع بعد استلام فاتورة مستوفية وسلع مطابقة، ومدة الضمان من تاريخ التسليم بالأشهر. لاحظ ترابط هذه المهل: ربط بدء مهلة الدفع بالفاتورة المستوفية والسلع المطابقة معاً هو ما يمنع المورّد من احتساب المدة من يوم إرسال فاتورة ناقصة. وتُسأل بعدها عن مدينة المحكمة التجارية المختصة بالعربية والإنجليزية.

You then set the periods that govern the receiving cycle: the window in days to inspect the goods and reject non-conforming ones after delivery, the window to remove and replace what was rejected, the payment period after a compliant invoice and conforming goods are received, and the warranty period in months from delivery. Note how these interlock: tying the start of the payment period to both a compliant invoice and conforming goods is what stops a supplier from counting the clock from the day they sent an incomplete invoice. You are then asked for the competent commercial court's city in Arabic and English.

ويبقى سؤال واحد يوسّع الوثيقة: هل تغطي أوامر الشراء توريداً موجّهاً لجهة حكومية؟ إن أجبت بنعم أُدرج بند المحتوى المحلي والقائمة الإلزامية وضُبط ترقيم البنود تلقائياً، وسُئلت عن مهلة إشعارك إذا أُدرج بند من الأمر في القائمة الإلزامية بعد الإصدار. تستلم بعدها خلال دقائق مستند وورد ثنائي اللغة منسّقاً وجاهزاً للاعتماد، تُحذف منه الخيارات غير المستخدمة، فتُرفقه بأوامرك أو تنشره على موقعك وتحيل إليه في كل أمر تصدره.

One question remains that widens the document: do the purchase orders cover government-facing supply? If you answer yes, the local content and Mandatory List clause is inserted and the clause numbering adjusts automatically, and you are asked for the notice period if an item on the order is added to the Mandatory List after issuance. Within minutes you then receive a formatted bilingual Word document, ready for approval, with unused options stripped out, so you can attach it to your orders or publish it on your website and reference it in every order you issue.

لماذا نموذج معتمد من محامٍ أفضل من التحميل المجاني

Why a lawyer-certified template beats a free download

الشروط العامة المنسوخة من موقع أجنبي تفشل هنا لسبب بنيوي لا لغوي: مهل الفحص والرفض والضمان في تلك النصوص مبنية على أعراف سوق آخر، ولغة انتقال الملكية فيها كثيراً ما تُترجم ترجمة حرفية تفقدها معناها. والأثر عملي مباشر، لأن هذه الوثيقة تُطبَّق على كل أمر شراء تصدره، فأي ثغرة فيها لا تكلفك صفقة واحدة بل تتكرر مع كل عملية. صيغة صيغتي معتمدة من محامٍ سعودي مرخّص، مكتوبة بالعربية أصلاً لا مترجمة إليها، ومصاغة للسياق النظامي المحلي، وتُحدَّث مع تغيّر الأنظمة، فتكتبها مرة وتستند إليها في كل مرة.

General terms copied from a foreign website fail here for a structural reason rather than a linguistic one: the inspection, rejection, and warranty periods in those texts are built on another market's conventions, and their passing-of-title language is often translated so literally that it loses its meaning. The effect is immediate and practical, because this document applies to every purchase order you issue, so any gap in it costs you not one transaction but the same gap repeated on every one. The Sighaty template is certified by a licensed Saudi lawyer, written in Arabic rather than translated into it, drafted for the local regulatory context, and updated as the regulations change, so you write it once and rely on it every time.

الأسئلة الشائعةFrequently asked questions

ما الفرق بين شروط أوامر الشراء وعقد التوريد؟What is the difference between purchase order terms and a supply agreement?

عقد التوريد يُبرم مع مورّد واحد لعلاقة ممتدة، ويعالج الكميات والأسعار المتفق عليها والحصرية ومدة العلاقة وتجديدها. أما شروط أوامر الشراء فوثيقة عامة تصدرها كمشترٍ وتُرفق بكل أمر مهما تعدد المورّدون، فتحكم القواعد نفسها كل عملية شراء دون تفاوض متكرر. كثير من المنشآت تحتاج الاثنين معاً: عقد توريد مع مورّديها الرئيسيين، وشروط أوامر شراء لكل ما عدا ذلك.

A supply agreement is concluded with a single supplier for a continuing relationship and deals with quantities, agreed prices, exclusivity, and the term and its renewal. Purchase order terms are a general document you issue as a buyer and attach to every order however many suppliers there are, so the same rules govern each purchase without repeated negotiation. Many businesses need both: a supply agreement with their main suppliers, and purchase order terms for everything else.

هل تسري الشروط على المورّد إذا لم يوقّعها؟Do the terms bind the supplier if they did not sign them?

الأهم عملياً أن تكون الشروط معلومة للمورّد قبل التنفيذ لا بعده. الممارسة السليمة أن تُرفق نسخة منها بأمر الشراء أو يُحال إليها في متن الأمر بعبارة واضحة مع رابط أو مرفق، فيكون قبول المورّد للأمر أو مباشرته التنفيذ قبولاً لها. أما إرسال الشروط بعد التسليم أو مع الفاتورة فيضعف الاستناد إليها، لأن المورّد لم يكن على علم بها حين ارتبط.

What matters in practice is that the terms are known to the supplier before performance rather than after it. The sound practice is to attach a copy to the purchase order or to reference it in the body of the order in clear words with a link or an attachment, so that the supplier's acceptance of the order or start of performance is acceptance of the terms. Sending the terms after delivery or with the invoice weakens reliance on them, because the supplier did not know of them when they committed.

ماذا يحدث إذا وصلت بضاعة غير مطابقة؟What happens if non-conforming goods arrive?

هذا ما تعالجه مهلتا الفحص والاستبدال اللتان تحددهما عند الملء. تُمنح مهلة لفحص البضاعة بعد التسليم ورفض غير المطابق منها، وتُمنح للمورّد مهلة لسحب المرفوض واستبداله. ولأن مهلة الدفع مربوطة بوصول سلع مطابقة وفاتورة مستوفية، فإن رفض البضاعة يؤخر بدء احتساب الدفع بدل أن يضعك في موقف من دفع ثمن ما لم يقبله. وتبقى مدة الضمان من التسليم سارية على العيوب التي تظهر لاحقاً.

That is what the inspection and replacement windows you set during fill-in address. You are given a period to inspect the goods after delivery and reject those that do not conform, and the supplier is given a period to remove and replace what was rejected. And because the payment period is tied to conforming goods and a compliant invoice, rejecting the goods postpones the start of the payment clock instead of leaving you having paid for what you never accepted. The warranty period running from delivery still applies to defects that appear later.