نموذج إشعار خصوصية بيانات الموظفين: صيغة معتمدة من محامٍ سعودي مرخّصEmployee Privacy Notice Template: A Form Certified by a Licensed Saudi Lawyer

التصنيفCategory: عقود العمل والموارد البشريةEmployment and HR
اللغةLanguage: عربي + إنجليزيArabic + English
الصيغةFormat: DOCX قابل للتحريرEditable DOCX

سجل الاعتمادCERTIFICATION RECORD

أُعدّ هذا النموذج وروجِع من قبل محامٍ سعودي مرخّص، ويُحدَّث مع تغيّر الأنظمة في المملكة.This template was prepared and reviewed by a licensed Saudi lawyer and is kept current as the Kingdom's regulations change.

عند وجود نصين عربي وإنجليزي، يُعتد بالنص العربيWhere an Arabic and an English text exist, the Arabic text prevails

إشعار يخبر الموظفين بما تجمعه المنشأة من بياناتهم ولماذا وأين يُخزَّن ومن يتواصلون معه، وفق نظام حماية البيانات الشخصية.A notice telling employees what data the company collects, why, where it is stored, and whom to contact, under the Personal Data Protection Law.

ملف الموظف الواحد يحتوي على بيانات شخصية أكثر مما يحتويه أي ملف عميل: الهوية والعنوان والحساب البنكي والراتب والتقارير الطبية وبيانات المرافقين أحياناً. نظام حماية البيانات الشخصية لا يفرّق بين بيانات العملاء وبيانات الموظفين، لكن أغلب المنشآت تنتبه إلى سياسة خصوصية موقعها الإلكتروني وتنسى أن الموظف نفسه صاحب بيانات له حق أن يعرف ما يُجمع عنه ولماذا. صيغة صيغتي E-17 إشعار خصوصية موجّه للموظفين يعلن ما تجمعه المنشأة والغرض منه وأين يُخزَّن ومع من يُشارك ومن هو مسؤول الخصوصية الذي يُراجَع، بلغتين متوازيتين مع اعتماد النص العربي عند الاختلاف.

A single employee file holds more personal data than any customer record: identity, address, bank account, salary, medical reports, and sometimes dependants' details. The Personal Data Protection Law does not distinguish between customer data and employee data, yet most companies attend to the privacy policy on their website and forget that the employee is a data subject too, with a right to know what is collected about them and why. Sighaty template E-17 is a privacy notice addressed to employees, publishing what the company collects and for what purpose, where it is stored, whom it is shared with, and who the privacy contact is, in two parallel languages with the Arabic text prevailing on any difference.

احمِل نموذج إشعار خصوصية بيانات الموظفينGet the Employee Privacy Notice TemplateE-17E-17

ما هذا الإشعار ومتى تحتاجه

What this notice is and when you need it

إشعار الخصوصية وثيقة تُسلَّم للموظف أو تُعمّم عليه، تشرح بلغة مفهومة أي بيانات شخصية تعالجها المنشأة عنه، ولأي غرض، وكيف تُحفظ ومع من تُشارك، وما هي حقوقه وكيف يمارسها. هو المقابل الداخلي لسياسة الخصوصية المنشورة للعملاء، ويكمّل الحلقة التي يتركها كثيرون مفتوحة. تحتاجه المنشأة عند التوظيف الجديد كجزء من حزمة الانضمام، وتحتاجه أيضاً كوثيقة قائمة لجميع الموظفين الحاليين، لأن معالجة بياناتهم مستمرة لا مرتبطة بلحظة التعاقد.

A privacy notice is a document handed to the employee or circulated to them, explaining in plain language what personal data the company processes about them, for what purpose, how it is kept and with whom it is shared, and what their rights are and how to exercise them. It is the internal counterpart of the privacy policy published for customers, and it closes a loop many leave open. A company needs it for new hires as part of the onboarding pack, and it needs it as a standing document for all existing staff too, because processing their data is continuous rather than tied to the moment of signing.

تضمين إشعار الخصوصية في حزمة انضمام الموظف الجديد.
إعلان جهة التواصل التي يراجعها الموظف بشأن بياناته.
توثيق أين تُخزَّن بيانات الموظفين ومن هم المزودون المستخدمون.

Including the privacy notice in the new-hire onboarding pack.
Publishing the contact point an employee approaches about their data.
Documenting where employee data is stored and which providers are used.

ماذا يسألك الملء الذكي وماذا تستلم

What the smart-fill asks and what you receive

الأسئلة قصيرة لأن مضمون الإشعار موحّد والمتغير هو هوية المنشأة وقنوات التواصل. يسألك الملء الذكي عن الاسم النظامي للمنشأة ورقم سجلها التجاري وعنوانها الوطني، وهي البيانات التي تُعرّف المسؤول عن معالجة بيانات الموظفين. ثم يسألك عن مسؤول الخصوصية باسمه أو بدوره الوظيفي، وعن بريد التواصل المخصص للخصوصية، وعن رقم هاتف اختياري. وأخيراً يسألك عن مكان التخزين والمزودين المستخدمين، وهو السؤال الذي يجعل الإشعار صادقاً بدل عبارة عامة عن حفظ البيانات بشكل آمن.

The questions are short because the substance of the notice is standardized and what varies is the company's identity and its contact channels. The smart-fill asks for the company's legal name, its commercial registration number, and its National Address, the details that identify who is responsible for processing employee data. It then asks for the privacy contact by name or by role, the dedicated privacy email, and an optional phone number. Finally it asks where data is stored and which providers are used, the question that makes the notice truthful instead of a generic line about keeping data securely.

تستلم خلال دقائق إشعاراً ثنائي اللغة منسّقاً وجاهزاً للتعميم أو للإرفاق بحزمة الانضمام، قابلاً للتعديل قبل الاعتماد. النسخة الإنجليزية المتوازية مهمة هنا تحديداً، لأن الإشعار لا يؤدي وظيفته إن لم يفهمه الموظف الذي يخاطبه.

Within minutes you receive a formatted bilingual notice ready to circulate or attach to the onboarding pack, editable before approval. The parallel English version matters here in particular, because a notice does not do its job if the employee it addresses cannot read it.

لماذا نموذج معتمد من محامٍ أفضل من التحميل المجاني

Why a lawyer-certified template beats a free download

إشعارات الخصوصية المتداولة مجاناً منقولة في الغالب عن أنظمة حماية بيانات أوروبية أو أمريكية، فتحمل مصطلحات وحقوقاً ومهلاً لا تطابق الإطار السعودي، وتخاطب عميلاً لا موظفاً. صيغة صيغتي معتمدة من محامٍ سعودي مرخّص ومكتوبة لنظام حماية البيانات الشخصية وللسياق الوظيفي تحديداً، وتُحدَّث مع تغيّر الأنظمة. الإشعار غير الدقيق ليس محايداً، لأنه وعد مكتوب من المنشأة يُقاس عليه سلوكها لاحقاً.

The privacy notices circulating for free are mostly lifted from European or American data protection regimes, so they carry terms, rights, and deadlines that do not match the Saudi framework, and they address a customer rather than an employee. The Sighaty template is certified by a licensed Saudi lawyer and written for the Personal Data Protection Law and for the employment context specifically, and it is updated as regulations change. An inaccurate notice is not neutral, because it is a written promise by the company against which its later conduct is measured.

الأسئلة الشائعةFrequently asked questions

هل يكفي أن يوقّع الموظف على عقد العمل دون إشعار خصوصية؟Is signing the employment contract enough without a privacy notice?

عقد العمل ينظم علاقة العمل، لا يشرح كيف تُعالج بيانات الموظف الشخصية. الإشعار وثيقة مستقلة غرضها الإعلام: أي بيانات تُجمع، ولماذا، وأين تُحفظ، ومع من تُشارك، وإلى من يتوجه الموظف بشأنها. لذلك تُسلَّم الوثيقتان معاً في حزمة الانضمام، فكل واحدة تؤدي وظيفة لا تؤديها الأخرى.

The employment contract governs the working relationship; it does not explain how the employee's personal data is processed. The notice is a separate document whose purpose is to inform: what data is collected, why, where it is kept, with whom it is shared, and whom the employee approaches about it. That is why both documents go out together in the onboarding pack, each doing a job the other does not.

لماذا يسأل النموذج عن مكان التخزين والمزودين؟Why does the template ask about the storage location and providers?

لأن الإعلام يفقد قيمته إن كان عاماً. معظم المنشآت تحفظ ملفات الموظفين في أنظمة موارد بشرية أو خدمات سحابية أو لدى مكاتب محاسبة خارجية، وهذه معلومات يستحق الموظف معرفتها. تسمية مكان التخزين والمزودين في الإشعار يجعله وصفاً لواقعك الفعلي لا نصاً مثالياً لا يطابق ما يحدث.

Because informing loses its value when it is generic. Most companies keep personnel files in HR systems, cloud services, or with an external accounting firm, and that is information the employee deserves. Naming the storage location and the providers in the notice makes it a description of your actual setup rather than an idealized text that does not match what happens.

هل يصلح الإشعار للموظفين الحاليين أم للجدد فقط؟Does the notice suit existing employees or only new hires?

يصلح للاثنين. الجدد يستلمونه ضمن حزمة الانضمام، والحاليون يُعمّم عليهم لأن معالجة بياناتهم قائمة ومستمرة ولا ترتبط بلحظة التوقيع. المنشآت التي تبدأ الالتزام متأخرة تُصدر الإشعار مرة واحدة لجميع الموظفين ثم تجعله جزءاً ثابتاً من إجراءات التوظيف.

It suits both. New hires receive it in the onboarding pack, and existing staff are circulated it because processing their data is live and ongoing, not tied to the moment of signing. Companies starting late issue the notice once to everyone, then make it a fixed part of the hiring procedure.