نموذج قبول الاستقالة: خطاب رسمي معتمد من محامٍ سعودي مرخّصResignation Acceptance Template: A Formal Letter Certified by a Licensed Saudi Lawyer

التصنيفCategory: عقود العمل والموارد البشريةEmployment and HR
اللغةLanguage: عربي + إنجليزيArabic + English
الصيغةFormat: DOCX قابل للتحريرEditable DOCX

سجل الاعتمادCERTIFICATION RECORD

أُعدّ هذا النموذج وروجِع من قبل محامٍ سعودي مرخّص، ويُحدَّث مع تغيّر الأنظمة في المملكة.This template was prepared and reviewed by a licensed Saudi lawyer and is kept current as the Kingdom's regulations change.

عند وجود نصين عربي وإنجليزي، يُعتد بالنص العربيWhere an Arabic and an English text exist, the Arabic text prevails

خطاب يوثّق قبول استقالة الموظف ويحدد آخر يوم عمل والالتزامات التي تبقى سارية بعد المغادرة.A letter documenting acceptance of an employee's resignation, fixing the last working day and the obligations that survive departure.

استقالة الموظف لا تنهي العلاقة بمجرد تسليم الخطاب. ما ينهيها فعلياً هو ردّ صاحب العمل المكتوب الذي يقبل الاستقالة ويثبّت آخر يوم عمل. كثير من المنشآت تكتفي برسالة سريعة أو موافقة شفهية، فتبقى العلاقة معلّقة ويظهر الخلاف لاحقاً حول تاريخ انتهاء الخدمة، وهو التاريخ الذي تُبنى عليه تصفية المستحقات وإنهاء الإجراءات. صيغة صيغتي E-12 خطاب رسمي على ترويسة المنشأة يوثّق تاريخ الاستقالة وقبولها وآخر يوم عمل، ويشير إلى الالتزامات التي تظل سارية بعد المغادرة، بلغتين متوازيتين مع اعتماد النص العربي عند الاختلاف.

An employee's resignation does not end the relationship the moment the letter is handed over. What actually ends it is the employer's written reply accepting the resignation and fixing the last working day. Many companies settle for a quick message or a verbal nod, so the relationship stays open and a dispute surfaces later over the end-of-service date, the very date on which the final settlement and the closing formalities are built. Sighaty template E-12 is a formal letter on the company letterhead that records the resignation date, its acceptance, and the last working day, and points to the obligations that remain in force after departure, in two parallel languages with the Arabic text prevailing on any difference.

احمِل نموذج قبول الاستقالةGet the Resignation Acceptance TemplateE-12E-12

ما هذا الخطاب ومتى تحتاجه

What this letter is and when you need it

خطاب قبول الاستقالة هو ردّ صاحب العمل الرسمي على استقالة قدّمها الموظف. وظيفته الأولى تثبيت تاريخين: تاريخ تقديم الاستقالة وآخر يوم عمل فعلي، لأن الفارق بينهما هو مهلة الإشعار. ووظيفته الثانية تذكير الطرفين بأن انتهاء العقد لا يلغي كل شيء، فبعض الالتزامات كالسرية أو عدم المنافسة تبقى سارية بعد المغادرة إن كانت موقّعة في ملاحق. الخطاب يُحفظ في ملف الموظف ويكون المرجع عند أي مراجعة لاحقة لتاريخ نهاية الخدمة.

The resignation acceptance letter is the employer's formal reply to a resignation the employee has submitted. Its first job is to fix two dates: the date the resignation was submitted and the actual last working day, because the gap between them is the notice period. Its second job is to remind both sides that ending the contract does not cancel everything, since some obligations such as confidentiality or non-competition remain in force after departure where they were signed in annexes. The letter is filed in the employee record and becomes the reference for any later review of the end-of-service date.

الرد رسمياً على استقالة قدّمها موظف وتثبيت آخر يوم عمل.
إعفاء الموظف من بقية مهلة الإشعار وتقديم موعد المغادرة.
إنهاء عقد محدد المدة باتفاق الطرفين قبل انتهاء مدته.

Formally replying to an employee's resignation and fixing the last working day.
Waiving the remainder of the notice period and bringing the departure date forward.
Ending a fixed-term contract by mutual agreement before its term expires.

ماذا يسألك الملء الذكي وماذا تستلم

What the smart-fill asks and what you receive

يسألك الملء الذكي عن تاريخ الخطاب ورقمه المرجعي، واسم الموظف ورقم هويته ومسماه الوظيفي، ثم عن تاريخ تقديم الاستقالة وآخر يوم عمل. ويسألك بعد ذلك عن الملاحق التي تبقى سارية بعد انتهاء العلاقة، مثل ملحق عدم المنافسة، ليذكرها الخطاب صراحةً. وفيه سؤالان يغيّران الصياغة: هل يُعفى الموظف من بقية مهلة الإشعار فينتهي عمله مبكراً وما آخر يوم عمل حينئذٍ، وهل العقد محدد المدة يُنهى باتفاق الطرفين وما تاريخ نفاذ هذا الإنهاء. ويمكنك إضافة سطر ترويسة المنشأة اختيارياً.

The smart-fill asks for the letter date and its reference number, the employee's name, ID number, and job title, then the date the resignation was submitted and the last working day. It then asks which annexes survive the end of the relationship, such as a non-compete annex, so the letter names them expressly. Two further questions change the drafting: whether the employee is released from the remainder of the notice period so employment ends earlier and what the last working day then is, and whether a fixed-term contract is being ended by mutual agreement and on what date that takes effect. You can optionally add the company letterhead line.

تستلم خلال دقائق خطاباً ثنائي اللغة منسّقاً وجاهزاً للتوقيع والختم، قابلاً للتعديل قبل الاعتماد. تنتقل من موافقة شفهية غير موثّقة إلى مستند يثبت تاريخ انتهاء الخدمة، وهو التاريخ الذي تُبنى عليه المخالصة النهائية ومكافأة نهاية الخدمة وإنهاء الإجراءات النظامية.

Within minutes you receive a formatted bilingual letter, ready to sign and stamp and editable before approval. You move from an undocumented verbal approval to a document that proves the end-of-service date, the date on which the final settlement, the end-of-service award, and the closing formalities are all built.

لماذا نموذج معتمد من محامٍ أفضل من التحميل المجاني

Why a lawyer-certified template beats a free download

معظم الصيغ المجانية لقبول الاستقالة سطران: نشكرك ونقبل استقالتك. هذا يبدو مهذباً ولا يحسم شيئاً. لا يذكر آخر يوم عمل، ولا يوضح موقف مهلة الإشعار، ولا يشير إلى الالتزامات الباقية، فيصبح الخطاب بلا قيمة عند أول خلاف. صيغة صيغتي معتمدة من محامٍ سعودي مرخّص وتُلزمك بالبيانات التي تجعل الخطاب مستنداً لا مجاملة، وتُحدَّث مع تغيّر الأنظمة. أرخص وثيقة يمكن كتابتها هي التي تمنع نزاعاً على تاريخ واحد.

Most free resignation-acceptance forms are two lines: thank you and we accept. That reads politely and settles nothing. It names no last working day, clarifies no position on the notice period, and points to no surviving obligations, so the letter is worthless at the first disagreement. The Sighaty template is certified by a licensed Saudi lawyer and requires the details that make the letter a record rather than a courtesy, and it is updated as regulations change. The cheapest document you can write is the one that prevents a dispute over a single date.

الأسئلة الشائعةFrequently asked questions

هل يمكن إعفاء الموظف من بقية مهلة الإشعار؟Can the employee be released from the rest of the notice period?

نعم، ويسألك النموذج عن ذلك صراحةً. إن اخترت الإعفاء تحدد آخر يوم عمل الجديد فتخرج الصياغة مبيّنة أن العلاقة تنتهي في ذلك التاريخ رغم أن مهلة الإشعار لم تكتمل. توثيق الإعفاء في الخطاب نفسه مهم، لأن تقديم موعد المغادرة دون نص مكتوب يفتح باب الخلاف حول ما إذا كانت المغادرة المبكرة بموافقة صاحب العمل أو انقطاعاً عن العمل.

Yes, and the template asks about it expressly. Choose the waiver and you set the new last working day, so the drafting states that the relationship ends on that date even though the notice period was not completed. Documenting the waiver in the letter itself matters, because bringing the departure forward without written wording opens an argument over whether the early exit was with the employer's consent or an absence from work.

ما الفرق في الخطاب إن كان العقد محدد المدة؟How does the letter differ if the contract is fixed-term?

العقد محدد المدة يقوم أصلاً على الانتهاء بحلول أجله، ولذلك يتيح النموذج صيغة إنهاء باتفاق الطرفين قبل انتهاء المدة مع تحديد تاريخ نفاذها. هذا المسار يهم بوجه خاص مع الموظفين غير السعوديين لأن عقودهم محددة المدة دائماً، فيخرج الخطاب موصّفاً الحالة على حقيقتها بدل معالجتها كاستقالة عادية.

A fixed-term contract rests by nature on ending when its term falls due, so the template offers a mutual-agreement ending before the term expires, with the effective date set. That path matters especially with non-Saudi employees, whose contracts are always fixed-term, so the letter describes the situation as it truly is instead of treating it as an ordinary resignation.

هل تبقى السرية وعدم المنافسة سارية بعد الاستقالة؟Do confidentiality and non-competition survive the resignation?

الالتزامات الموقّعة في ملاحق مستقلة، كالسرية والملكية الفكرية أو عدم المنافسة، لا تسقط تلقائياً بانتهاء عقد العمل، بل يحكمها ما اتُفق عليه في تلك الملاحق. لذلك يسألك النموذج عن الملاحق السارية ليذكرها الخطاب بالاسم، فيغادر الموظف وهو على علم مكتوب بما يبقى في ذمته.

Obligations signed in separate annexes, such as confidentiality and intellectual property or non-competition, do not lapse automatically when the employment contract ends; they are governed by what those annexes agreed. That is why the template asks which annexes survive so the letter names them, and the employee leaves with a written record of what still binds them.