متى توقّع منشأتك اتفاقية إطارية واحدة للخدمات ثم بيان نطاق عمل لكل مشروع، وماذا يجب أن يذكر كل منهما؟

متى يتجاوز التعامل المتكرر عقد الخدمات الواحد

عقد تقديم الخدمات المنفرد مناسب حين تكون الصفقة مشروعاً واحداً مغلقاً له بداية ونهاية ومقابل محدد، وهو ما يغطيه قالب عقد تقديم خدمات C-01. أما حين يتكرر التعامل مع العميل نفسه أو المورد نفسه، فإن تكرار العقد الكامل في كل مشروع يستهلك وقت التفاوض ويخلق نسخاً متباينة من الشروط الجوهرية، فتجد بند السرية في المشروع الأول يختلف عنه في الثاني دون أن يقصد أحد ذلك. الاتفاقية الإطارية تحل هذه المشكلة بفصل ما هو ثابت في العلاقة عما يتغير من مشروع لآخر.

• يعود العميل أو المورد نفسه بأكثر من مشروع خلال السنة، أو تتوقع ذلك من بداية العلاقة.
• تتشابه الشروط القانونية بين المشاريع وتختلف فقط في النطاق والمخرجات والمقابل والمواعيد.
• تبدأ أعمال جديدة برسالة أو اتصال دون مستند يحيل إلى الشروط المتفق عليها سابقاً.
• يطلب قسم المشتريات لدى العميل إصدار أوامر شراء لكل مشروع، ويحتاج مرجعاً ثابتاً تحيل إليه.
• تتعامل مع أكثر من فريق أو فرع لدى العميل نفسه، وتريد شروطاً موحدة للجميع.

وإن كان التعامل ما زال في مرحلة الاستكشاف ولم يُحدد النطاق بعد، فالخطوة الأولى اتفاقية عدم إفصاح متبادلة C-08 تحمي ما يتبادله الطرفان أثناء التحضير، ثم تأتي الاتفاقية الإطارية حين يتضح أن العلاقة ستستمر. وإن كانت العلاقة توريد بضائع لا تقديم خدمات، فدليل عقد التوريد هو المرجع الأقرب.

ما الذي يثبت في الاتفاقية الإطارية وما الذي ينتقل إلى كل بيان نطاق عمل

القاعدة البسيطة: كل شرط يحكم العلاقة كلها ولا يتغير بتغير المشروع مكانه الاتفاقية الإطارية، وكل ما يصف مشروعاً بعينه مكانه بيان نطاق العمل. وإذا كررت شرطاً ثابتاً داخل البيان بصياغة مختلفة فقد فتحت باباً للتعارض بين المستندين. هذه هي البنود التي تبقى في الاتفاقية الإطارية:

• السرية: ما يُعد معلومة سرية، ومن يجوز إطلاعه عليها، ومدة بقاء الالتزام بعد انتهاء العلاقة.
• الملكية الفكرية: من يملك المخرجات، وما يبقى ملكاً لمقدم الخدمة من أدوات ومعارف سابقة، ومتى تنتقل الحقوق.
• حدود المسؤولية: سقف التعويض وأنواع الضرر المستبعدة والحالات المستثناة من السقف.
• التعويض: ما يلتزم به كل طرف إذا أدى إخلاله إلى مطالبة من الغير.
• القانون الواجب التطبيق وجهة الفصل في النزاع: الأنظمة السعودية، والمحكمة المختصة أو التحكيم وفق ما يتفق عليه الطرفان.
• المدة والتجديد: المدة الأولى للاتفاقية الإطارية وطريقة تجديدها وإشعار عدم التجديد.

أما بيان نطاق العمل فهو مستند تشغيلي قصير يكتبه فريق المشروع ويراجعه المسؤول القانوني، ويجب أن يحدد ما يلي بوضوح يكفي لأن يفهمه طرف ثالث لا يعرف المشروع:

• النطاق: ما الذي سيُنفذ، وما الذي يقع خارج النطاق صراحةً.
• المخرجات: كل مخرج باسمه وشكله ومواصفته.
• المراحل والمواعيد: مراحل التنفيذ وتاريخ تسليم كل مرحلة.
• المقابل: المبلغ بالريال وطريقة احتسابه، مقطوعاً أو بالساعة أو مرتبطاً بالمراحل، وجدول الفواتير.
• معايير القبول: كيف يُقاس أن المخرج مطابق، ومن يملك صلاحية القبول لدى العميل.
• الإحالة: رقم البيان وتاريخه، والنص على أنه يخضع للاتفاقية الإطارية.

كيف يبدأ العمل: أمر شراء يحيل إلى الاتفاقية أم بيان نطاق عمل موقّع

هذا قرار يجب أن تتخذه قبل صياغة بند الطلب في الاتفاقية، لأن الإجابة تغير نص البند نفسه. في الخيار الأول يبدأ العمل حين يصدر العميل أمر شراء مكتوباً يحيل إلى الاتفاقية الإطارية، وهو خيار يناسب العملاء الذين تعمل أنظمة مشترياتهم بأوامر الشراء ولا توقع مستندات إضافية لكل مشروع. وفي هذه الحالة يجب أن يحدد بند الطلب البيانات الدنيا التي يتضمنها أمر الشراء، وأن ينص على أن الشروط المطبوعة على أمر الشراء لا تغير أحكام الاتفاقية.

في الخيار الثاني لا يبدأ أي عمل إلا بعد أن يوقع الطرفان بيان نطاق عمل، ويكون أمر الشراء إن صدر مستنداً مالياً داخلياً لدى العميل فقط. هذا الخيار أبطأ قليلاً لكنه أوضح عند الخلاف، لأن النطاق والمقابل ومعايير القبول موقعة من الطرفين في مستند واحد. وأياً كان اختيارك، اكتب في البند نفسه ما يحدث إذا بدأ العمل فعلاً قبل اكتمال المستند المطلوب، فهذه هي الحالة التي تولد أكثر الخلافات.

المدد التي يملؤها الطرفان ولا يفرضها القالب

أربع مدد تتكرر في كل اتفاقية إطارية، وكلها حقول يتفق عليها الطرفان ويكتبانها، وليست مدداً نظامية ثابتة. لا يذكر هذا الدليل أي مدة افتراضية على أنها مطلب نظامي، فالمدة الصحيحة هي التي تناسب طبيعة الخدمة وقدرة الطرفين على الالتزام بها، ويجب أن تُكتب بالأيام أو الأشهر بلا غموض.

• مهلة الفحص والقبول: عدد الأيام التي يراجع فيها العميل المخرج بعد تسليمه، وما يترتب على انقضائها دون رد. وقد تُكتب في الاتفاقية الإطارية قاعدةً عامة ويعدلها بيان نطاق العمل لمشروع معين.
• مدة سداد الفاتورة: عدد الأيام من تاريخ استلام الفاتورة الصحيحة حتى السداد، وما الذي يجعل الفاتورة صحيحة ومقبولة.
• المدة الأولى للاتفاقية: تاريخ البدء وعدد الأشهر أو السنوات التي تسري فيها الاتفاقية الإطارية.
• إشعار عدم التجديد: إن كانت الاتفاقية تتجدد تلقائياً، فكم يوماً قبل نهاية المدة يجب أن يُرسل الإشعار، وبأي وسيلة.

وتأكد من أن المدد في بيان نطاق العمل لا تختلف عن المدد في الاتفاقية الإطارية إلا إذا قصدتم ذلك ونصصتم عليه صراحةً، وهذا ما ينقلنا إلى ترتيب الأولوية.

ترتيب الأولوية وضبط التغيير وإنهاء بيان نطاق عمل واحد

ترتيب الأولوية يحسم أي المستندات يسود عند التعارض. الترتيب الشائع أن تسود الاتفاقية الإطارية على بيان نطاق العمل، إلا في بند يذكر البيان صراحةً أنه يخالف الاتفاقية فيه لذلك المشروع وحده، ثم يأتي أمر الشراء في آخر الترتيب. المهم أن يكون الترتيب مكتوباً، وأن يكون أي استثناء صريحاً لا مستنتجاً.

ضبط التغيير هو الطريقة التي يُسجَّل بها أي تعديل على نطاق مشروع قائم. التغيير الشفهي أو عبر رسالة عابرة هو أكثر ما يُفسد بيانات نطاق العمل، لأن مقدم الخدمة ينفذ عملاً إضافياً ثم يختلف الطرفان على مقابله أو على أثره في المواعيد. إجراء التغيير الواضح يتكون من العناصر التالية:

• طلب تغيير مكتوب يصف التعديل المطلوب على النطاق أو المخرجات.
• تقدير من مقدم الخدمة لأثر التغيير على المقابل والمواعيد ومعايير القبول.
• أمر تغيير مرقم يوقعه الطرفان ويحيل إلى رقم بيان نطاق العمل الأصلي.
• عدم البدء في العمل المعدل قبل التوقيع، إلا إذا نصت الاتفاقية على غير ذلك.

أما إنهاء بيان نطاق عمل واحد فيجب أن يكون منفصلاً عن إنهاء الاتفاقية الإطارية. اكتب في الاتفاقية أن انتهاء بيان أو إنهاءه لا ينهي الاتفاقية ولا البيانات الأخرى القائمة، وحدد ما يُستحق عند الإنهاء المبكر عن العمل المنجز حتى تاريخه، وما يُسلَّم من مخرجات جزئية. وفي المقابل، إذا انتهت الاتفاقية الإطارية نفسها فحدد هل تستمر البيانات القائمة حتى اكتمالها وفق أحكامها، أم تنتهي معها.

النص العربي يسود، ونظام المعاملات التجارية في الطريق

كثير من الاتفاقيات الإطارية مع شركاء دوليين أو شركات متعددة الجنسيات تُكتب بلغتين. والخطر في العقد ثنائي اللغة أن تختلف الصياغتان في بند جوهري، كحد المسؤولية أو مهلة القبول، فيتمسك كل طرف بالنسخة التي تخدمه. لذلك يجب أن ينص العقد صراحةً على النسخة التي تسود عند الاختلاف. وفي قوالب صيغتي ثنائية اللغة ينص العقد على أن النص العربي هو الذي يسود. ويمتد ذلك إلى بيانات نطاق العمل وأوامر التغيير: إن كانت ستُكتب بالإنجليزية وحدها، فاذكر في الاتفاقية الإطارية كيف تُعامل وأي نص يسود فيها.

أما نظام المعاملات التجارية فقد وافق عليه مجلس الوزراء يوم ٢٧ أكتوبر ٢٠٢٦، ولم يُنشر نصه في جريدة أم القرى حتى تاريخ هذا الدليل، فلا نبني على أحكامه شيئاً قبل نشرها. ما تستطيع فعله الآن هو أن يكون ملف عقودك منظماً: اتفاقية إطارية واحدة لكل علاقة متكررة، وبيانات نطاق عمل مرقمة، وأوامر تغيير موقعة، بحيث تكون المراجعة سهلة حين يُنشر النص. ويبقى القالب C-02 تحت مراجعة محامٍ سعودي مرخّص يحدّثه مع تغير الأنظمة. ولمتابعة ما نعرفه عن النظام حتى الآن، راجع دليلنا عن موافقة مجلس الوزراء على نظام المعاملات التجارية.

قائمة التحقق: خطوات مرقمة قبل توقيع الاتفاقية والبيان الأول

1. وقّع اتفاقية عدم إفصاح متبادلة قبل تبادل تفاصيل المشروع الأول إن لم تكن موقعة بعد.
2. قرر هل العلاقة مشروع واحد مغلق يكفيه عقد خدمات، أم علاقة متكررة تحتاج اتفاقية إطارية.
3. ثبّت في الاتفاقية الإطارية السرية والملكية الفكرية وحدود المسؤولية والتعويض والقانون الواجب التطبيق وجهة الفصل في النزاع والمدة والتجديد.
4. اختر طريقة بدء العمل، أمر شراء يحيل إلى الاتفاقية أو بيان نطاق عمل موقّع فقط، واكتب بند الطلب على هذا الأساس.
5. املأ المدد الأربع كتابةً: مهلة الفحص والقبول، ومدة سداد الفاتورة، والمدة الأولى، وإشعار عدم التجديد.
6. اكتب ترتيب الأولوية بين الاتفاقية والبيان وأمر الشراء، واجعل أي استثناء صريحاً.
7. اعتمد إجراء ضبط التغيير بأمر تغيير مرقم يوقعه الطرفان.
8. انص على أن إنهاء بيان نطاق عمل لا ينهي الاتفاقية، وحدد مصير البيانات القائمة إذا انتهت الاتفاقية.
9. انص على أن النص العربي يسود، ثم صِغ أول بيان نطاق عمل بنطاقه ومخرجاته ومراحله ومقابله ومعايير قبوله.

أُعد هذا الدليل بإشراف عبدالعزيز سكر، محامٍ سعودي مرخّص ومؤسس صيغتي. آخر تحديث: ٢ نوفمبر ٢٠٢٦. هذا الدليل معلومات عامة وليس استشارة قانونية في حالة بعينها، والنص العربي هو المعتمد عند الاختلاف.

الأسئلة الشائعة