متى ترسل منشأتك إشعار الإخلال بالعقد، وماذا يجب أن يذكر قبل المطالبة بالدين أو إنهاء العقد؟
قائمة تحقق عملية لإشعار الإخلال: البند المخل به، والوقائع، والمعالجة المطلوبة، والمهلة، والعواقب، وقناة التسليم وإثباته، وكيف يجهّز ملفك لأي خطوة لاحقة.
إشعار الإخلال هو الرسالة المكتوبة التي تُخبر بها منشأتك الطرف الآخر في العقد، عميلاً كان أو مورّداً أو مستأجراً، بأنه أخلّ بالتزام محدد، وتطلب منه معالجة هذا الإخلال خلال مهلة معينة، وتبيّن له ما ستفعله إن لم يعالجه. وهو في أغلب الحالات أول ورقة رسمية في ملف الخلاف، ولذلك فإن طريقة كتابته وتسليمه تحدد قوة كل خطوة تأتي بعده، سواء كانت مطالبة مالية، أو تسوية ودية، أو إنهاءً للعقد، أو طلباً أمام المحكمة.
وفي نظام المعاملات المدنية، يرتبط حق المتعاقد في العقود الملزمة للجانبين في أن يطلب تنفيذ العقد أو فسخه بإعذار المتعاقد المخل أولاً، ولا يُستحق التعويض في الأصل إلا بعد إعذار المدين، ما لم يوجد اتفاق أو نص نظامي بخلاف ذلك. فالإشعار الموثق ليس مجاملة ولا مجرد رسالة غاضبة، بل هو في كثير من الحالات الخطوة التي يبني عليها النظام حقك في الخطوة التالية.
ويأتي هذا الدليل مع اقتراب موعد العمل بنظام التنفيذ الجديد، الذي يحل محل نظام التنفيذ السابق ويُعمل به بعد مضي ١٨٠ يوماً من تاريخ نشره في الجريدة الرسمية، وقد صدرت لائحته التنفيذية التي يُعمل بها من تاريخ العمل بالنظام. ولأن النظام لا يجيز التنفيذ الجبري إلا بسند تنفيذي لحق معين حالّ الأداء، فإن ما تكتبه اليوم في إشعار الإخلال قد يصبح لاحقاً جزءاً من الملف الذي يقوم عليه هذا السند. ولن نذكر هنا مدداً أو رسوماً أو جزاءات من اللائحة، فهذه تُقرأ من نصها الرسمي ويراجعها محاميك.
هذا الدليل قائمة تحقق عملية لصاحب المنشأة ومدير الشؤون المالية. النموذج المعتمد B-06 إشعار الإخلال جاهز للتعبئة باللغتين، ويرافقه النموذج B-07 إشعار إنهاء العقد إذا انقضت المهلة دون معالجة. إعداد: عبدالعزيز سكر، محامٍ سعودي مرخّص، بتاريخ ٢٧ أكتوبر ٢٠٢٦. الدليل معلومات عامة وليس استشارة قانونية في نزاع بعينه، والنص العربي هو المعتمد.
احصل على نموذج إشعار الإخلالB-06متى ترسل إشعار الإخلال: قبل حلول الدين وقبل إنهاء العقد
الوقت المناسب لإشعار الإخلال هو بعد أن يتحقق إخلال محدد بالتزام مكتوب في العقد، وقبل أن تتخذ أي خطوة يصعب الرجوع عنها. فلا تنتظر حتى يحل الدين كاملاً أو حتى تقرر إنهاء العقد، لأن الإخلال الذي لا يُوثّق في وقته يصعب إثباته بعد أشهر، وقد يُفهم سكوتك عنه قبولاً للوضع. وفي عقود المعاوضات، يعدّ النظام العيب في محل العقد الذي لم يجر العرف على التسامح فيه إخلالاً بالالتزام، فتسليم بضاعة معيبة أو خدمة دون المواصفات المتفق عليها قد يكون بذاته سبباً للإشعار.
- مع العميل: تأخّر في دفعة مرحلية، أو عدم تقديم ضمان أو مستند التزم به، أو عدم تمكينك من تنفيذ العمل، قبل أن يحل باقي المبلغ.
- مع المورّد: تأخّر في التسليم، أو بضاعة غير مطابقة للمواصفات، أو نقص في الكميات، قبل أن تقرر إنهاء عقد التوريد أو التعاقد مع بديل.
- مع المستأجر: استعمال العين في غير الغرض المتفق عليه، أو عدم القيام بالصيانة المتفق عليها، أو مخالفة شرط في العقد، مع مراجعة ما ينص عليه عقد الإيجار نفسه وإجراءات منصة إيجار قبل أي خطوة.
ويذكر النظام حالات لا يُشترط فيها الإعذار، منها أن يتفق الطرفان صراحة أو ضمناً على عدّ المدين معذراً بمجرد حلول الأجل، وأن يصرّح المدين كتابة بأنه لن ينفذ التزامه، وأن يصبح التنفيذ غير ممكن أو غير مجدٍ بفعل المدين. ومع ذلك يبقى الإشعار المكتوب أداة إثبات مفيدة حتى في هذه الحالات، لأنه يثبت الوقائع والتاريخ وموقفك منهما في ورقة واحدة.
ماذا يذكر إشعار الإخلال: قائمة التحقق قسماً قسماً
الإشعار القوي قصير وواضح، ويجيب عن ستة أسئلة لا يمكن للطرف الآخر أن يدّعي بعدها أنه لم يفهم ما المطلوب منه. راجع كل قسم قبل الإرسال، فالنقص في أي منها هو أول ما يستند إليه الطرف الآخر عند الخلاف.
- البند المخل به: حدّد العقد بتاريخه وأطرافه، ثم البند أو الملحق أو أمر الشراء الذي وقع الإخلال به برقمه، وانقل الالتزام كما هو مكتوب دون تفسير موسّع.
- الوقائع: اذكر ما حدث بتواريخ وأرقام محددة، كرقم الفاتورة أو تاريخ التسليم المتفق عليه وتاريخ التسليم الفعلي، وأشر إلى المستندات المؤيدة دون اتهامات أو أوصاف عامة.
- المعالجة المطلوبة: اطلب فعلاً محدداً يمكن قياسه، كسداد دفعة بعينها، أو استبدال شحنة، أو إصلاح عيب، أو تقديم مستند، لا مجرد الالتزام بالعقد.
- المهلة: حدّد المدة التي يمنحها العقد للمعالجة إن نص عليها، وإلا فمدة معقولة تناسب طبيعة الالتزام، واذكر بوضوح من أي تاريخ تبدأ.
- العواقب: بيّن ما يحق لك فعله إن انقضت المهلة دون معالجة وفق العقد والنظام، كالمطالبة بالتنفيذ أو التعويض أو إنهاء العقد، واحتفظ صراحة بجميع حقوقك.
- قناة التسليم وإثباتها: أرسل الإشعار عبر القناة التي ينص عليها بند الإشعارات في العقد، واحفظ ما يثبت التسلم وتاريخه.
أما المهلة فلا نذكر لها هنا عدداً محدداً من الأيام. فالنظام يجيز للدائن إذا تأخر المدين في تنفيذ التزامه أن يعيّن له مدة معقولة للتنفيذ، والمدة الصحيحة تتبع ما اتفقتما عليه في العقد وطبيعة الالتزام نفسه، فإصلاح عيب في نظام تقني يختلف عن سداد دفعة مالية. وتقدير المدة المناسبة في نزاعك مما يُراجع فيه محاميك.
يُخطر الطرف الأول الطرف الثاني بإخلاله بالالتزام الوارد في البند [رقم البند] من العقد، والمتمثل في [وصف الإخلال]، ويطلب منه معالجته بـ[الإجراء المطلوب] خلال [المدة المتفق عليها أو المعقولة] من تاريخ تسلّمه هذا الإشعار، مع احتفاظ الطرف الأول بجميع حقوقه التعاقدية والنظامية.
The First Party notifies the Second Party of its breach of the obligation in clause [clause number] of the contract, namely [description of the breach], and requires it to cure the breach by [required action] within [the agreed or a reasonable period] from its receipt of this notice, with the First Party reserving all its contractual and statutory rights.
بند توضيحي فقط. النص الكامل المعتمد بأقسامه كلها موجود في النموذج B-06 إشعار الإخلال.
الفرق بين إشعار الإخلال وخطاب المطالبة وإشعار الإنهاء
تخلط كثير من المنشآت بين هذه المستندات الثلاثة فترسل واحداً منها مكان الآخر، فتطالب بمبلغ لم يحل بعد، أو تنهي عقداً دون أن تمنح الطرف الآخر فرصة المعالجة. لكل مستند وظيفة وتوقيت مختلفان، وترتيبها الصحيح يحفظ موقفك.
- إشعار الإخلال B-06: يحدد الالتزام الذي أُخلّ به ويطلب معالجته خلال مهلة ويحفظ حقوقك، ويمكن إرساله قبل أن يحل أي مبلغ، والعلاقة التعاقدية ما زالت قائمة.
- خطاب المطالبة B-01: يطالب بمبلغ محدد حلّ أجله فعلاً، كفاتورة متأخرة، ويطلب سداده خلال مدة، وهو مستند تحصيل لا مستند معالجة.
- إشعار إنهاء العقد B-07: يُعلن إنهاء العقد استناداً إلى حق في العقد أو إلى انقضاء مهلة المعالجة دون استجابة، ويحدد تاريخ الإنهاء وما يترتب عليه.
والتسلسل المعتاد هو إشعار الإخلال أولاً، فإن عولج الإخلال انتهى الأمر وبقي العقد. وإن لم يعالج، انتقلت إلى خطاب المطالبة بما حلّ من مبالغ، أو إلى إشعار الإنهاء إذا كان الإنهاء مبرراً. وبين هذه الخطوات قد يعرض الطرف الآخر إقراراً بالمديونية أو تسوية، وهو ما يشرحه دليلا الإقرار بالمديونية والتسوية قبل محكمة التنفيذ.
قناة التسليم وإثبات التسلّم
إشعار لا تستطيع إثبات وصوله يكاد يساوي إشعاراً لم يُرسل. وينص نظام المعاملات المدنية على أن الإعذار يكون بأي وسيلة متفق عليها بين المتعاقدين، أو بأي وسيلة مقررة نظاماً للتبليغ، بما في ذلك رفع الدعوى أو أي إجراء قضائي آخر. لذلك فإن أول ما تفتحه قبل الإرسال هو بند الإشعارات في عقدك.
- اقرأ بند الإشعارات: العنوان، والبريد الإلكتروني المعتمد، واسم الشخص الموجّه إليه، وأي لغة أو شكل اشترطه العقد.
- أرسل عبر القناة المتفق عليها، وإن أضفت قناة أخرى للسرعة فاجعلها إضافية لا بديلة.
- احفظ دليل التسلم: إيصال التسليم، أو سجل البريد الإلكتروني، أو توقيع المستلم، مع نسخة طبق الأصل من الإشعار كما أُرسل.
- سجّل تاريخ التسلم، لأنه في الغالب التاريخ الذي تبدأ منه مهلة المعالجة.
- لا تعتمد على مكالمة هاتفية أو رسالة شفهية، ودوّن أي رد يصلك كتابة وأضفه إلى الملف.
إذا انقضت المهلة دون معالجة: من الإشعار إلى الإنهاء
إذا لم يعالج الطرف الآخر الإخلال، فللمتعاقد في العقود الملزمة للجانبين بعد إعذاره أن يطلب تنفيذ العقد أو فسخه، مع التعويض في الحالتين إن كان له مقتضٍ، وللمحكمة أن ترفض طلب الفسخ إذا كان الجزء الذي لم يوفَّ به قليل الأهمية بالنسبة إلى الالتزام. ويجوز الاتفاق في العقد على حق الفسخ دون حاجة إلى حكم قضائي، لكن هذا الاتفاق لا يعفي من الإعذار إلا إذا اتفق الطرفان صراحة على الإعفاء منه. ومعنى ذلك عملياً أن بند الفسخ في عقدك لا يغنيك في الأصل عن إشعار الإخلال.
وعند الفسخ يعود المتعاقدان في الأصل إلى الحالة التي كانا عليها قبل التعاقد، أما في العقود الزمنية كالإيجار والتوريد المستمر فلا يكون للفسخ أثر رجعي. ولا يزول بفسخ العقد شرط تسوية المنازعة ولا شرط السرية ما لم يُتفق على خلاف ذلك، فيبقى بند التحكيم أو الاختصاص قائماً بعد الإنهاء. هنا يأتي دور النموذج B-07 الذي يوثق الإنهاء وتاريخه وما يترتب عليه، ويحيل إلى إشعار الإخلال السابق ومهلته.
وإذا انقضت المهلة دون معالجة الإخلال، يحق للطرف الأول وفقاً للعقد والأنظمة المعمول بها المطالبة بالتنفيذ أو بالتعويض أو إنهاء العقد، ولا يُعدّ سكوته أو قبوله أي أداء لاحق تنازلاً عن أي من هذه الحقوق.
If the time allowed passes without the breach being cured, the First Party may, in accordance with the contract and the applicable laws, claim performance or compensation or terminate the contract, and neither its silence nor its acceptance of any later performance shall be treated as a waiver of any of these rights.
بند توضيحي فقط. الصياغة الكاملة المعتمدة للإنهاء وآثاره موجودة في النموذج B-07 إشعار إنهاء العقد.
كيف يجهّز إشعار الإخلال ملفك للتنفيذ
إشعار الإخلال وحده ليس سنداً تنفيذياً. فنظام التنفيذ الجديد لا يجيز التنفيذ الجبري إلا بسند تنفيذي لحق معين حالّ الأداء، ويعدد السندات التنفيذية، ومنها الأحكام والأوامر والقرارات النهائية الصادرة من محاكم المملكة، وأحكام المحكمين، واتفاقات التسوية ووثائق الصلح الموثقة، والكمبيالات والسندات لأمر متى كانت مسجلة في المنصات الإلكترونية الوطنية، والشيكات، والعقود والإقرارات الموثقة وفقاً لنظام التوثيق. أما قيمة الإشعار فهي أنه يبني الطريق إلى أحد هذه السندات: إقرار موثق، أو تسوية موثقة، أو حكم يصدر في دعوى قام ملفها على وقائع ثابتة.
- العقد الموقع وملاحقه وأوامر الشراء المرتبطة به.
- إشعار الإخلال كما أُرسل، ودليل تسلمه وتاريخه.
- المستندات المؤيدة للوقائع: الفواتير، ومحاضر التسليم، والصور، والمراسلات.
- أي رد من الطرف الآخر، وأي إقرار أو عرض تسوية قدمه.
- إشعار الإنهاء أو خطاب المطالبة اللاحق إن وصلت إليهما.
ولأن اللائحة التنفيذية الجديدة تنظم إجراءات التنفيذ وتفاصيلها، فلا تعتمد على ملخصات منشورة لمددها أو رسومها أو جزاءاتها، بل ارجع إلى نصها الرسمي أو إلى محاميك قبل أي طلب. وتجد في أدلة صيغتي عن خطاب المطالبة، والإقرار بالمديونية، والتسوية قبل محكمة التنفيذ، واللائحة التنفيذية لنظام التنفيذ، الخطوات التي تلي إشعار الإخلال في سلم التحصيل.
الأسئلة الشائعة
هل يلزم إرسال إشعار الإخلال قبل فسخ العقد؟
في الأصل نعم. فطلب التنفيذ أو الفسخ في العقود الملزمة للجانبين يأتي بعد إعذار المتعاقد المخل، وبند الفسخ دون حكم قضائي لا يعفي من الإعذار إلا إذا اتفق الطرفان صراحة على الإعفاء منه. وهناك حالات لا يُشترط فيها الإعذار، كتصريح المدين كتابة بأنه لن ينفذ، لكن الإشعار يبقى أداة إثبات مفيدة.
كم مدة المعالجة التي أمنحها للطرف الآخر؟
لا يحدد هذا الدليل عدداً ثابتاً من الأيام. ابدأ بما ينص عليه عقدك، فإن سكت فامنح مدة معقولة تناسب طبيعة الالتزام، واذكر في الإشعار بوضوح تاريخ بدايتها ونهايتها، واطلب من محاميك تقديرها في نزاعك.
هل يكفي إرسال الإشعار بالبريد الإلكتروني؟
يكون الإعذار بأي وسيلة متفق عليها بين المتعاقدين أو بأي وسيلة مقررة نظاماً للتبليغ. فإن نص بند الإشعارات في عقدك على البريد الإلكتروني فاستعمل العنوان المحدد فيه واحفظ سجل الإرسال، وإن لم ينص عليه فأرسل عبر القناة التي ينص عليها العقد.
هل يمكن أن أطلب التنفيذ بإشعار الإخلال وحده؟
لا. التنفيذ الجبري لا يجوز إلا بسند تنفيذي لحق معين حالّ الأداء، وإشعار الإخلال ليس من السندات التنفيذية. لكنه يقوي ملفك للوصول إلى سند، كإقرار موثق أو تسوية موثقة أو حكم قضائي.
هل أرسل إشعار الإخلال وخطاب المطالبة في رسالة واحدة؟
الأوضح أن يبقى كل مستند لوظيفته. إشعار الإخلال يطلب معالجة التزام ويحفظ حقوقك، وخطاب المطالبة يطالب بمبلغ حلّ أجله. وإن كان الإخلال نفسه تأخراً في سداد مبلغ حالّ، فقد يكفي خطاب المطالبة B-01، ويقرر محاميك ذلك بحسب العقد.
أُعدّ هذا الدليل وروجِع من قبل محامٍ مرخص في المملكة. المحتوى معلومات عامة استرشادية وليس استشارة قانونية، ويُنصح بمراجعة محامٍ مرخص لحالتك الخاصة. عند وجود نصين عربي وإنجليزي، يُعتد بالنص العربي.