نموذج محضر الجمعية العامة: صيغة جاهزة ومعتمدة من محامٍ سعودي مرخّصGeneral Assembly Minutes: A Ready Template Certified by a Licensed Saudi Lawyer

التصنيفCategory: التأسيس والحوكمةFormation and governance
اللغةLanguage: عربي + إنجليزيArabic + English
الصيغةFormat: DOCX قابل للتحريرEditable DOCX

سجل الاعتمادCERTIFICATION RECORD

أُعدّ هذا النموذج وروجِع من قبل محامٍ سعودي مرخّص، ويُحدَّث مع تغيّر الأنظمة في المملكة.This template was prepared and reviewed by a licensed Saudi lawyer and is kept current as the Kingdom's regulations change.

عند وجود نصين عربي وإنجليزي، يُعتد بالنص العربيWhere an Arabic and an English text exist, the Arabic text prevails

محضر يوثّق الجمعية العادية أو غير العادية: النصاب والحضور وجدول الأعمال والمداولات والقرارات والاعتراضات، ثنائي اللغة.Minutes documenting the annual or extraordinary assembly: quorum, attendance, agenda, deliberations, resolutions, and objections, bilingual.

الجمعية العامة هي اللحظة التي يمارس فيها ملّاك الشركة سلطتهم مجتمعين، والمحضر هو الدليل الوحيد على ما جرى فيها. حين يُطلب منك لاحقاً إثبات أن القوائم المالية اعتُمدت، أو أن المدير عُيِّن، أو أن تعديل عقد التأسيس أُقرّ، فالمرجع هو المحضر لا ذاكرة الحاضرين. صيغة صيغتي F-04 مكتوبة في إطار نظام الشركات وتغطي عناصر المحضر التي يُنظر إليها عند المراجعة: الديباجة وتاريخ الانعقاد بالتقويمين، والنصاب المتحقق مقابل النصاب المطلوب في عقد التأسيس، وجدول الأعمال، والمداولات، والقرارات وأغلبياتها، وتسجيل الاعتراضات، ووقت الرفع والتوقيعات، بلغتين متوازيتين مع اعتماد النص العربي عند الاختلاف.

The general assembly is the moment the owners exercise their authority together, and the minutes are the only evidence of what happened there. When you are later asked to prove that the financial statements were approved, that the manager was appointed, or that an amendment to the articles was passed, the reference is the minutes, not the memory of those present. Sighaty template F-04 is written within the framework of the Companies Law and covers the elements a reviewer looks for: the preamble and the meeting date in both calendars, the quorum achieved against the quorum required by the articles, the agenda, the deliberations, the resolutions and their majorities, the recording of objections, and the closing time and signatures, in two parallel languages with the Arabic text prevailing on any difference.

احمِل نموذج محضر الجمعية العامةGet the General Assembly Minutes TemplateF-04F-04

ما هذا المحضر ومتى تحتاجه

What these minutes are and when you need them

المحضر سجل رسمي لاجتماع الملّاك، ويختلف عن القرار في أنه يوثّق مسار الاجتماع كاملاً لا نتيجته وحدها: من حضر أصالةً ومن حضر بوكالة، وهل اكتمل النصاب، وماذا نوقش تحت كل بند، وكيف صوّت الحاضرون، وهل سجّل أحدهم اعتراضاً وطلب إثباته. التمييز بين الجمعية العادية التي تنعقد للمسائل السنوية المعتادة والجمعية غير العادية التي تنعقد للمسائل الاستثنائية مهم، لأن كلاً منهما له نصابه وصياغته.

Minutes are the official record of a meeting of the owners, and they differ from a resolution in documenting the whole course of the meeting rather than its outcome alone: who attended in person and who by proxy, whether the quorum was met, what was discussed under each agenda item, how those present voted, and whether anyone registered an objection and asked for it to be recorded. The distinction between the ordinary assembly held for routine annual matters and the extraordinary assembly held for exceptional ones matters, because each has its own quorum and its own drafting.

الجمعية السنوية لاعتماد القوائم المالية ومناقشة تقرير الإدارة.
جمعية غير عادية لمسألة استثنائية تخرج عن الأعمال السنوية المعتادة.
الحاجة إلى إثبات موثّق أمام بنك أو مدقق أو جهة رسمية.

The annual assembly to approve the financial statements and discuss the management report.
An extraordinary assembly for an exceptional matter outside routine annual business.
The need for documented proof before a bank, an auditor, or an official body.

ماذا يسألك الملء الذكي وماذا تستلم

What the smart-fill asks and what you receive

يسألك الملء الذكي عن اسم الشركة بالعربية والإنجليزية ورقم سجلها التجاري، ونوع الجمعية: عادية أم غير عادية، وتاريخ الانعقاد ووقته بالتقويمين الهجري والميلادي، وهل انعقدت في مكان محدد أم بوسائل التقنية الحديثة، ومن ترأسها: المدير أو المديرون أم المجلس. ثم يسألك عن تسجيل الحضور: بالاسم والنسبة والصفة أم بالإحالة إلى وكالة، وإجمالي ما يمثله الحاضرون من رأس المال مقابل النصاب المطلوب في عقد التأسيس، وعمّا إذا كان المراجع أو المستشارون حاضرين.

The smart-fill asks for the company name in Arabic and English and its commercial register number, the type of assembly: ordinary or extraordinary, the date and time of the meeting in both the Hijri and Gregorian calendars, whether it convened at a stated place or by means of technology, and who chaired it: the manager or managers, or the board. It then asks how attendance is recorded: by name, percentage, and capacity, or by reference to a proxy, the total of the capital the attendees represent against the quorum required by the articles, and whether the auditor or advisers were present.

بعدها يسألك عن موضوع كل بند وملخص المداولة فيه، ونص القرار المتخذ، ومن اعتمده وهل صدر بالإجماع، وبنود جدول الأعمال التالية، وعمّا إذا كانت هناك اعتراضات: لا يوجد، أو تفاصيلها مع اسم المعترض عند طلبه إثباته، ووقت رفع الاجتماع، وتوقيع رئيس الجمعية والشركاء الحاضرين.

It then asks for the subject of each agenda item and a summary of its deliberation, the wording of the resolution adopted, who approved it and whether it passed unanimously, the further agenda items, and whether there were objections: none, or their details with the objector's name where he asks for it to be recorded, the time the meeting closed, and the signature of the chair and the attending partners.

تستلم خلال دقائق مستند وورد ثنائي اللغة منسّقاً وجاهزاً للتوقيع، قابلاً للتعديل قبل الاعتماد، بمحضر مرتب البنود ومكتمل النصاب والتوقيعات. تحفظه في ملف الشركة فيصبح جزءاً من سجل حوكمة يمكن الرجوع إليه بعد سنوات.

Within minutes you receive a formatted bilingual Word document, ready to sign and editable before approval, with the items ordered and the quorum and signatures complete. You file it in the company records, and it becomes part of a governance trail you can rely on years later.

لماذا نموذج معتمد من محامٍ أفضل من التحميل المجاني

Why a lawyer-certified template beats a free download

أكثر المحاضر المتداولة مجاناً مجرد ملخص اجتماع: عنوان وقائمة نقاط. ما ينقصها هو ما يُسأل عنه فعلاً عند المراجعة، أي إثبات النصاب ونسب الحاضرين وصفة كل منهم وتسجيل الاعتراض. صيغة صيغتي معتمدة من محامٍ سعودي مرخّص ومصاغة على بنية المحضر النظامي كاملة، وتُحدَّث مع تغيّر الأنظمة، فيبقى المحضر صالحاً للاستناد إليه لا مجرد مذكرة داخلية.

Most minutes circulating free online are little more than a meeting summary: a heading and a list of points. What they lack is exactly what a reviewer asks about: proof of quorum, the attendees' percentages, each person's capacity, and the recording of objections. The Sighaty template is certified by a licensed Saudi lawyer and drafted on the full structure of proper minutes, and it is updated as regulations change, so the record stands as something you can rely on rather than an internal note.

الأسئلة الشائعةFrequently asked questions

ما الفرق بين محضر الجمعية العامة وقرار الشركاء؟What is the difference between general assembly minutes and a partners' resolution?

المحضر يوثّق الاجتماع كاملاً: الحضور والنصاب والمداولات والتصويت والاعتراضات. أما القرار فوثيقة مختصرة تحمل نتيجة واحدة تُقدَّم عادة لجهة خارجية كالبنك. كثير من الشركات تحتاج الاثنين معاً: المحضر للسجل الداخلي والقرار للتقديم، وحزمة نماذج القرارات F-03 تغطي الجانب الآخر.

The minutes document the whole meeting: attendance, quorum, deliberations, voting, and objections. A resolution is a short document carrying a single outcome, usually submitted to an outside party such as a bank. Many companies need both: the minutes for the internal record and the resolution for submission, and the F-03 resolutions set covers that other side.

هل يصح انعقاد الجمعية عن بُعد بوسائل التقنية؟Is it valid to hold the assembly remotely by means of technology?

النموذج يتيح لك تسجيل الانعقاد بوسائل التقنية الحديثة بدلاً من مكان محدد، فتخرج الديباجة بالصيغة المناسبة لذلك. ما يحكم جواز هذا الشكل في حالتك هو عقد تأسيس شركتك وما يقرره نظام الشركات، والمحضر يوثّق الواقع كما حدث.

The template lets you record that the meeting convened by means of technology instead of at a stated place, and the preamble comes out in the matching form. What governs whether that form is available in your case is your articles of association and what the Companies Law provides; the minutes record the facts as they occurred.

كيف يُسجَّل اعتراض شريك على قرار؟How is a partner's objection to a resolution recorded?

يسألك النموذج عن الاعتراضات صراحة، فإما تختار عدم وجودها أو تدرج تفاصيل الاعتراض واسم المعترض عند طلبه إثبات ذلك. تسجيل الاعتراض بدقة يحمي الطرفين: يحفظ موقف المعترض ويثبت للشركة أن القرار صدر مع العلم بالاعتراض واستيفاء الأغلبية.

The template asks about objections expressly, so you either record that there were none or set out the objection's details and the objector's name where he asks for it to be recorded. Recording an objection precisely protects both sides: it preserves the objector's position and shows the company that the resolution passed with the objection known and the majority satisfied.